شروط نجاح التفاوض

أهمية التفاوض ومحدداته:

5 -1  الحاجة للتفاوض:

تنشأ الحاجة للتفاوض حيثما تواجدت مصلحة مشتركة مع خلاف حول امر ما ويرغب الاطراف في حسسمه بطريقة ودية ، ويكاد يكون الانسان مندمجا في عمليلت تفاوضية طول حياته وبالتالي لا تفي أهمية التفاوض للنجاح في الحياة وللتمثيل علي الحاجة للتفاوض توضح الاتي :

أ‌-     علي مستوي المنظمات باختلاف أنواعها تنشأ الحاجة للتفاوض لدي القيام بنشاط الشراء أو البيع أو الاعلان أو اسناد التعاملات أو اختيار العاملين الجدد أو لادارة حملة اعلانية أو مع المدرب علي اسلوب التدريب.

ب‌- علي ا لمستوي الدولي تجري المفاوضات بين الدول حول القضايا السياسية والاقتصادية والعسكرية وفي مجال العلوم والتكنولوجيا والتربية وتتبادل الدول الوفود والزيارات في جلسات المباحثات لاتمام الاتفاقيات والعقود للتعاون أو للدفاع أو للقروض أو المشروعات المشتركة .

ج- علي المستوي الدولي أيضا هناك مفاوضات بين الشركات والمنشآت من دول مختلفة حول ما قد يدرسونه من مشروعات مشتركة أو توكيلات تجارية أو تراخيص أو عقود تمويل أو برامج تدريب أو امداد بالعمالة والخبراء .

د-  علي المستوي الشخصي يتفاوض الفرد مع زملائه ورؤسائه ومرؤوسيه ومع زوجته وأبنائه أو مع أصدقائه وجيرانه .

هـ-  قد يتفاوض الفرد مع نفسه فمثلا قد يكون لدي شخص ثلاثة أهداف :

o       التفوق في عمله لسرعة الترقي.

o       مساعدة أولاده في استذكار دروسهم.

o       استكمال الدراسات العليا.

ويجد الشخص نفسه في حيرة مستمرة وحوار داخلي مع نفسه حول كيفية توزيع وقته والاولويات الواجبة لاستخدام الوقت ، ويدخل في مفاوضات مع نفسه لحسم التعارض وبحثا عن مصلحة مشتركة .

و- يتضح مما تقدم أن الحاجة للتفاوض تنشأ بصفة مستمرة ، ويحتاج المرء الي مهارات تفاوضية مناسبة ليستطيع تحقيق الانجاز المطلوب .

5-2 التفاوض السبيل لتحقيق المكاسب:

نري في واقعنا نماذج من الناس حققوا نجاحات كبيرة في حياتهم ، ونتساءل كيف حقق هؤلاء الناس نجاحاتهم ، ولن تخرج الاجابة عن البدائل التالية :

o                                  تحقق النجاح بمحض الصدفة

o                                  تحقق النجاح دون أن تتوفر لديهم صفات أو مهارات تميزهم عن الاخرين

o                                  تحقق النجاح باقتناص الفرص واستغلال المواقف

o                                  تحقق النجاح لانهم أذكياء بطبيعتهم وغيرهم ليسوا مثلهم .

o                                  تحقق النجاح لان هؤلاء لديهم مهارات تميزهم من غيرهم .

واضح أن البديل الأخير هو سبب رئيس في تحقيق النجاح .

وقد تزايدت الحاجة الي التفاوض في السنوات الاخيرة بدرجة كبيرة لاسباب منها :

o                                  تزايد الاهتمام بالعميل والاستجابة لاحتياجاته ورغباته وحرص المنظمات علي تحقيق رضا العميل عن المنتجات التي تقدمها

o                                  وضوح أهمية مراقبة الجودة وضرورة التفاعل بين مسئولي المنظمة لتحقيق جودة الانظمة التي تكفل جودة المنتج .

o                                  ظهور علاقة جديدة بين رجال الاعمال من جهة وموظفيهم من جهة اخري حيث تم التركيز علي كفاءة الموظفين والاحتفاظ علي هعتبارهم من الاصول الثابتة في المنظمة .

o                                  تزايد الاتجاه الي توفير المشتريات من خلال المناقصات وما يشمل عليه من ممارسات وضغوط .

o                                  تزايد الاتجاه الي منح صلاحيات واسعة للمديرين وشاغلي الوظائف في المستويات الادارية التي تمكنهم من اتخاذ القرارات ذات العلاقة بوظائفهم ومسؤلياتهم عن اقناع الاطراف ذات العلاقة بوظائفهم ومسؤلياتهم عن اقناع الاطراف ذات العلاقة .

o                                  تزايد مجالات التفاوض بين المديريين داخل المنظمة الواحدة لتشمل تفاوضهم مع بعضهم البعض من جانب والتفاوض مع جهات خارجية من جانب آخر بصورة تشير الي تعذر ممارسة وظائف المدير دون عملية تفاوضه .

5-3      محددات النجاح في التفاوض:

1)   الإعداد الجيد للتفاوض

الإعداد الجيد للتفاوض هو شرط مبدئي يحدد مدي النجاح الممكن تحقيقه عندما تدخل في التفاوض الفعلي ويتضمن الإعداد الجيد تحديد الاهداف بشكل واضح ومحدد ثم تحديد طبيعة وتأثير الظروف المحيطة بالموقف التفاوضي ، وتحديد القضايا التي سيتم التفاوض حولها وجمع البيانات عنها مقدما ، مما يسهل الاختيار السليم لاستراتيجية التفاوض ، كذلك مهم اختيار الفريق المفاوض .

2)   الاستراتيجية المستخدمة والتكتيكات المصاحبة لها

من البديهي أنا الاستراتيجية المناسبة في موقف معين قد لا تكون مناسبة في موقف آخر وكذلك التكتيك ، لذلك يجب اختيار الاستراتيجية والتكتيك المناسبين للموقف التفاوضي فقد اثبتت النتائج أن الانجازات العظيمة التي حققها عظماء المفاوضين كانت نتيجة لحصانتهم في اختيار الاستراتيجية  المناسبة للموقف التفاوضي .

3)   الاستخدام الذكي للتوقيت

يعتبر الوقت قيد مفروض علي كل مفاوض يجب التعامل الذكي معه يجب التعرف علي كيفية التحرك علي مائدة المفاوضات متي تتشدد ؟ متي تتساهل ؟ متي تضيع الوقت ؟ متي تطرح حلا بديلا ؟ متى تتمسك بموقفك ؟ .

4)   توظيف الأسئلة لخدمة التفاوض الفعال

للأسئلة أثناء التفاوض وظائف متعددة منها الحصول على معلومات او تأكيد معلومات ، أو إبدآء الاستغراب او الاستياء ، أو إعطاء معلومات او تغيير مجرى الحديث أو محاصرة الخصم في ركن ضيق ، لذلك يتعين على المفاوض تحديد الهدف من الأسئلة بدقة ويوظفها بالشكل الذي يدعم موقفه .

5)   الاستشارة والوساطة والتحكيم

كثيرا ما يقتضي الامر تدخل طرف ثالث في المفاوضات لحسم الخلاف بين طرفي التفاوض، ويأخذ هذا الطرف شكل الوساطة او التحكيم لذا مهم التعرف على مواصفات الوسيط والاتفاق على قواعد التحكيم مقدما قبل التفاوض او الاستشاره فهي ما قد يلجأ اليه المفاوض لطلب راي خارجي لتدعيم موقفه التفاوضي .

6)   خصائص المفاوض ومهاراته

ان نجاحك في التفاوض مرهون بعوامل عديده اهمها ما يلي :

o                            ان تعد نفسك جيدا لعملية التفاوض

o                            أن تختار الإستراتيجية والتكتيك المناسبين

o                            ان تكون ذكيا في استخدام الوقت المتاح

o                            ان تستخدم الأسئلة استخداما جيدا

o                            ان تدقق جيدا في اختيار المفاوض او عضو فريق التفاوض الذي تتوفر فيه المهارات المطلوبة

o                            طبيعة العلاقات بينك وبين الاطراف الاخرى المتفاوضة

o                            قيم مراكز القوى النسبية للاطراف المتفاوضة وكن قادرا على توظيفها

o                             اعتني بصياغة الاتفاقيات والعقود

o                            استعن بالاستشارة والوساطة والتحكيم اذا كان ذلك مفيدا لك

7)   العلاقات بين الاطراف المتفاوضة

تتأثر المفاوضات الى حد كبير بالعلاقات السائدة بين اطراف العلاقة التفاوضية بما يسودها من ود او توتر ودرجة الثقة المتبادلة حيث تسهل الثقة العالية اتمام المفاوضات بسهولة ويسر كما ان العلاقات الجيدة قد تؤدي الى التنازل حتى تكلل المفاوضات بالنجاح .

8)   العناية بصياغة الاتفاقات والعقود

يجب العناية بالصياغة السليمة للاتفاقات حتى لا توجه بمشكلات كبيره لدى التنفيذ .

9)   الالتزام بمبادئ التفاوض الفعال وتحقيق شروطه ومن اهم هذه المبادئ :

o                                  مبدأ القدرة الذاتية وهو يعكس قدرة المفاوض على فهم الخصم وقدرته على القيادة والحوار والتاثير والاقناع .

o                                  مبدأ المنفعة : يجب التاكد من توافر عنصر المنفعة او المصلحة في استمرار المفاوضات لكل الاطراف ، فلن تستمر مفاوضات لا يجني من ورائها كل طرف منفعة.

o                                  مبدأ الالتزام : يشير ذلك الى التزام كل طرف بتحقيق أهداف الجهة التي يمثلها من جهة والتزامة هو وجهتهة بتنفيذ ما يتم التوصل اليه من اتفاقات من جهة اخرى .

o                                  مبدأ العلاقات المتبادلة وتظهر اهمية هذه العلاقات في حالة تكرار التعامل بين الاطراف المتفاوضة ووجود مصالح مشتركة ومستمرة .

10 )  مراكز القوى النسبية وتوظيفها لخدمة اتمام المفاوضات :

        تتفاوت مراكز القوى النسبية بين المفاوضين من موقف لآخر ولكنها تؤثر على ما يتم انجازه من اتفاقات وسوف يتأثر الناتج المتحقق من التفاوض بمقدار قوة المفاوض الموضوعية .