اجزاء ابعاد الهيكل التنظيمي

الأبعاد الجوهرية الثلاثة في إعداد هيكل التنظيمي في المنظمة

والهيكل التنظيمي للمنظمة يمتلك ثلاثة أجزاء أساسية هي :

أولاً: التعقيد Complexity

ويشير أن عدد الأنشطة والوظائف الأقسام داخل المنظمة ودرجة التخصص وتقسيم العمل والمستويات الإدارية والمواقع الجغرافية، وكلما ازدادت هذه العناصر ازداد التعقيد في الهيكل التنظيمي، كما يشير إلى درجة التمايز بأنواعه (الأفقي والعمودي والجغرافي).

أ. التمايز الأفقي: يشير إلى التباعد الأفقي بين الأقسام تبعاً لإتجاهات الأعضاء وطبيعة المهام المنجزة والمستويات الثقافية والتدريبية للأفراد لكي يعملوا في القسم.

ب. التمايز العمودي: يشير إلى نطاق الإشراف لتحديد درجة التمايز، فكلما صغر نطاق الإشراف ازدادت المنظمة طولاً.

ت. التمايز الجغرافي: يشير لمدى انتشار المنظمة وفروعها جغرافياً، فكلما زاد الإنتشار الجغرافي زاد التعقيد.

* أهمية التعقيد: إن فهم وتطبيق التعقيد في تكمن في العناصر التالية: تمكن من عمل كافة درجات التمايز بانسيابية عالية لتحقيق أهداف المنظمة، وتمكين استخدام أساليب وأدوات متطورة يتلائم مع أهداف وواقع المنظمة، وإيجاد التكامل السليم بين مختلف الأجزاء التنظيمية ويتضح ذلك في: زيادة لجان الإتصالات، اتصالات متطورة، نظم معلومات متطورة، أساليب إدارية متطورة.

ثانياً: الرسمية Formalization

 وتعني مدى اعتماد المنظمة على القواعد والإجراءات من أجل توجيه سلوك العاملين في إنجاز أو وظيفة معينة، فكلما كانت هناك خطوات موحدة لأداء وانجاز مجموعة أنشطة متشابهة وإن هذه الخطوات لا يجوز الخروج عنها أو تجاوزها إذا كانت الرسمية عالية، وكلما زدادت الرسمية قلت مرونة الفرد في انجاز العمل في المنظمة، فالرسمية مقياس للمعيارية، وكلما زادت المهنية قلت الرسمية، وهي متغيرة بين المنظمات وداخل المنظمة الواحدة، والعلاقة بين المستويات الإدارية والرسمية هي علاقة عكسية.

أهمية الرسمية:

- تقلل الإختلاف بين الأفراد في مواقف معينة، والإختلافات الحاصلة في السلع المنتجة.

- تجعل عملية المراقبة سهلة، وتساعد في عملية التنسيق (مثال: الفريق الطبي أثناء العملية الجراحية)، وتقلل النفقات.

العلاقة يبن الرسمية والتعقيد

- يوجد علاقة قوية بين: التخصص والمعيارية والرسمية.

- المهام المحددة والمتكررة والمتخصصة، ويكون الأسلوب في العمل معيارياً موحداً ومتشابهاً إلى حد كبير، ويحكم الوظيفة عدد كبير من القواعد والإجراءات الرسمية، ولكن الشخص المدرب المحترف لا يحتاج إلى إجراءات وقواعد كثيرة لإتمام عمله.

ثالثاً: المركزية Centralization

المركزية: تجميع كافة السلطات وحق اتخاذ القرارات في المراكز العلىا، فتشير المركزية الى المستوى التنظيمي الذي له حق اتخاذ القرار، فبعض المنظمات لديها مركزية عالية فتكون معظم القرارات من الإدارة العلىا.

اللامركزية: توزيع السلطة أو حق اتخاذ القرارات بين المستويات الإدارية، فيكون هناك تفويض في اتخاذ القرار للمستويات الدنيا، والمركزية واللامركزية لها دور كبير في تحديد نوع الهيكل التنظيمي.

تعتمد الإدارة العلىا على المستويات الدنيا في المعلومات، وتبعاً لذلك تتخذ المستويات العلىا قراراتها تبعاً لما خططت له الإدارة الدنيا، في حين المستويات الدنيا مكبلة بالسياسات التي تجبرهم على أخذ قرارات تنسجم مع رغبات المستويات العلىا، كما أن الخبير أو الإستشاري له تأثير على قرارات المستويات العلىا.

أهمية المركزية

في المنظمة: قضية القررات ومعالجة المعلومات قضية مركزية في صيرورة وتجسيد التنسيق على أرض الواقع. يحول المدراء حق البث في المعلومات والمواضيع إلى الأخرين وذلك للمحافظة على حيويتهم في العمل الإداري، أي يلجأ إلى اللامركزية في القرارات التي لا تحتمل التأخير. المنظمات التي لها أفرع متباعدة جغرافياً، عندما تقتنع أن المستوى الأدنى لديه الكفاءة اللازمة لإتخاذ القرار. المركزية ملائمة في البيئة المستقرة والثابتة، في حين اللامركزية ملائمة في البيئة المعقدة وغير مستقرة.

رابعاً: العلاقة بين المركزية والتعقيد والرسمية

العلاقة بين المركزية والتعقيد هي علاقة عكسية، كلما مالت الإدارية إلى المركزية قلت الحاجة للتدريب المتخصص للعاملين في المستويات الإدارية الدنيا. ترتبط اللامركزية بالتعقيد العالي، وتكثر الإجراءات والقواعد الرسمية لقيادة سلوك العاملين عندما يكونوا غير ماهرين، وتتركز القرارات في الإدارة العلىا. تقترن المركزية بالستراتيجية وليس بالقرارات التشغيلية، والقرارات الستراتيجية لها تأثير بسيط في الأنشطة التي يمارسها الفنيون أو المخترفون.