اخطاء التفاوض

الإعداد للتفاوض

1)    أهمية عملية الإعداد للتفاوض وأهدافها

يعتبر التخطيط السليم هو الاساس الضروري لاي انجاز تنفيذي يمكن تحقيقه ، الا اننا كثيرا ما نتجاهل ذلك وبالتالي سرعان ما نكشف جسامهة الخطأ المتمثل في هذا التجاهل ، فيظهر شكوي المفاوضين بعدم وجود الوقت الكافي للتخطيط والإعداد الجيد للمفاوضات ، ان عدم التخطيط يترتب عليه خسارة فادحة وهبوط مستوي التفاوض وبالتالي عدم تحقيق النتائج المرجوة من التفاوض ، ان المفاوض الذي لا يعد لجولاته التفاوضية يعلق نجاحه اما علي الصدفة أو علي أو علي أخطاء يرتكبها الفريق الآخر او علي مهاراته الفائقة في التفاوض التلقائي وهذه الاحتمالات غير مضمونة العواقب . يستهدف الإعداد للتفاوض التجهيز والتخطيط الدقيق لكيفية تنفيذ المفاوضات بنجاح وكذلك يستهدف للتنبؤ بالصعوبات التي يمكن ان تواجه المفاوض ، كما يساعد الإعداد الجيد في تقليل المفاجآت وبالتالي القدرة علي ادارة المفاوضات بنجاح .

2)    طبيعية عملية الإعداد للتفاوض

تتضح ابعاد عملية التفاوض من خلال اثارة التساؤلات التالية :

o                                        ما الاطار العام الذي ستتم من خلاله عملية التفاوض ؟

o                                        ما القضايا التي سيشملها التفاوض ؟ وما العلاقة بينهما ؟ وما المعلومات اللازم توفرها عن تلك القضايا ؟

o                                        ما التجهيزات المادية والفنية والبشرية اللازمة للتفاوض ؟

o                                        من سيقوم بالتفاوض ؟ فرد ام فريق ؟

o                                        ما الوقت اللائم ؟ هل يحتاج لجولة ام عدة جولات ؟

o                                        ما المكان الملائم للتفاوض ؟ لدي أحد الاطراف أم في مكان محايد ؟

o                                        ما جدول الاعمال ؟

o                                        ما التدريبات اللازمة لتأهيل فريق التفاوض ؟

o                                        ما الوثائق اللازمة لعملية التفاوض ؟

o                                        ما الاستراتيجيات والتكتيكات اللازمة ؟

من المهم التأكيد علي ان يكسب الطرفان المفاوضات ، وأن يكسب طرف من شيء ويتنازل عن شيء آخر هو من أهم العوامل الداعمة لتهيئة جو ملائم للتفاوض .

3)    خصائص عملية الإعداد التفاوض

فيما يلي قائمة بأهم خصائص عملية الإعداد للتفاوض :

o                                        الإعداد للتفاوض عملية تخطيطية لها كل خصائص العملية التخطيطية من حيث التوقيت او المقومات أو المراحل او الجهة القائمة أو الاهمية أو المرونة .

o                                        الإعداد للتفاوض ليس نشاطا سابقا للتفاوض الفعلي فقط ، بل هو عملية مستمرة قبل وأثناء التفاوض وتخضع للمراجعة والتعديل .

o                                        يستند الإعداد للتفاوض الي توافر البيانات والمعلومات عن جميع عناصر الموقف التفاوضي سواء كانت معلومات تتعلق بالماضي أو الحاضر أو المستقبل .

o                                        يمكن التمييز بين وجهين مختلفين لعملية الإعداد الاول هو التنبؤ بالمتغيرات والثاني هو الاستعداد لمواجهة المتغيرات والسيطرة عليها .

o                                        لا يقتصر الإعداد للتفاوض بالفريق المفاوض ، انما يشارك فيها أفراد وأجهزة اخري في المنظمة حسب الحاجة .

o                                        يتضمن الإعداد للتفاوض كافة الاساليب الممكنة للتخطيط والتحليل والتنبؤ والقياس والتقدير وتمثيل الادوار والمحاكاة والمباريات والعصف الذهني وكل ما يرفع كفاءة الإعداد لعملية التفاوض .

4)    التحضير الجيد للمفاوضات

فيما يلي مجموعة من التساؤلات من خلال الاجابة عليها يمكن الاطمئنان بأنه تم التحضير للتفاوض بصورة جيدة .

o             هل تم تحديد الاهداف والنتائج النهائية بصورة واضحة وموضوعية ؟

o             هل كل ما نريده من التفاوض له قيمة حقيقية ؟ والي اي مدي يمكن التنازل عن بعض ما نريده ؟ وما مستوي التنازل الذي يمكن الاستجابة له ؟

o             ما هي الأولويات ؟ وكيف يتم ترتيب الاهداف ؟ وما الاهمية النسبية للاهداف ؟

o             هل لديك قائمة بالمطالب والاهداف ؟ والنتائج مرتبة حسب اولوياتها ؟

o             هل تم تحديد الحد الادني الذي يقبل به مطلب – هدف – نتيجة ؟

o             كيف ستعرض مطالبك ؟ وما وسائلك في الاقناع ؟

o             كيف ستدخل في التفاوض وكيف تخرج منه ان اردت ؟

o             ماذا يريد الطرف الآخر ؟ هل لديك توقعات عن احتياجات الطرف الآخر واهدافه ؟ هل لديك الاستعداد للاستجابة لها ؟

من خلال التساؤلات السابقة يفترض ان يكون لديك تصور واضح لما يلي :

o             المكاسب التي تريد تحقيقها من خلال التفاوض .

o              قائمة بالموضوعات التي ستناقش .

o             الأسئلة التي يمكن طرحها للكشف والتصرف علي نقاط القوة والضعف لدي الطرف الآخر.

o             ما الذي تريد تحقيقه من تناول كل موضوع وعلاقة كل موضوع بالمكاسب التي تريد تحقيقها .

o              الأهمية النسبية لكل منفعة .

o              تصنيف الأهداف حسب درجة الحرص والاستعداد لبذل الجهد من اجلها .

o              النقاط الحاسمة والنقاط التي لا تمانع من انجازها اذا تيسرت .

o             تقديراتك لقوتك في بدء الحوار وانهائه في ضوء تقديراتك لاوجه القوة والضعف للطرف الآخر .

o              درجة المرونة الكافية لتطوير شروطك حسب تتابع تناول الموضوعات .

5)    بعض الأخطاء الشائعة في التحضير للتفاوض

من الاخطاء الشائعة في عملية التفاوض :

o                                        تحديد بعض المطالب غير المحددة اهدافها بدقة .

o                                        تحديد الاهداف دون ترتيبها حسب الاولوية .

o                                        عدم اعطاء وقت كاف للتحضير بحجة ان الامور غير واضحة .

o                                        الظن بأن التحضير يبدأ بعد ان نسمع ما يقوله الطرف الآخر .

o                                        عدم الموضوعية في تقدير اهداف الطرف الآخر .

o                                        عدم الواقعية في تحديد المكاسب التي تفاوض من اجلها .

6)    الخطوات التفصيلية لعملية الإعداد التفاوض

6-1 تحديد الأهداف

6-1-1 أهمية تحديد الأهداف

يعد تحديد الاهداف الخطوة الاساسية الاولي في الإعداد للمفاوضات علي اختلاف انواعها واطرافها وظروف تنفيذها وبصرف النظر عن موضوع التفاوض او القائم بالتفاوض اة عدد المفاوضين او مكان التفاوض او لغته ، وتختلف الاهداف المطلوب تحقيقها لدي كل طرف باختلاف الموقف التفاوضي ولكن في كل الاحوال فاءن الاهداف تسعي لتلبية حاجة او أكثر من حاجات الاطراف المتفاوضة .

6-1-2 معايير تحديد الاهداف

(1) موضوعية الاهداف

يمكن التحقق من توفر الموضوعية في تحديد الاهداف وترتيبها حسب الاولوية من خلال مراعاة ثلاثة اعتبارات هي :

مراعاة اهداف الطرف الآخر ، مراجعة اهدافك في التفاوض ، توصيف الاهداف وتصنيفها حسب اولوياتها .

(2) دقة الاهداف ووضوحها

يؤدي وضوح الاهداف وتحديدها بشكل دقيق الي تيسي الاتفاق عليها بشكل قطعي بين اطراف التفاوض لا يحتمل غموضا .

(3) مرونة الاهداف

المقصود بالمرونة هو أن يحدد الهدف باسلوب يتيح مرونة الحركة للمفاوض مع المحافظة على الغرض العام ، فالتأكد من توفر المرونة في تحديد الأهداف مهم حتى لا يكون التحديد الجامد معوقا لنجاح المفاوضات .

 (4) واقعية الأهداف

لا شك ان اي تحديد غير واقعي للأهداف يعني تضاؤل فرص تحقيقها وهو يؤدي الى فشل المفاوضات واحباط المفاوضين واضعاف المركز التفاوضي مستقبلا .

(5) اقتناع المفاوض بالاهداف

لا معنى لتحديد أهداف لا يقتنع بها المفاوض لأنه لن يخلص في السعي لتحقيقها ولعل المشاركة في تحديد الأهداف من البداية أحد أهم وسائل ضمان الاقتناع بها .

(6) قابلية الأهداف للقياس

حتى يمكن قياس التقدم نحو الهدف وبالتالي الاستمرار في التفاوض بفاعلية وكذلك لتقديم أداء المفاوضين ، ولترشيد عملية تغيير الاهداف في ضوء ما أمكن تحقيقه .

(7) المحافظة على السرية

يعني لا يجب اعلام الطرف الآخر بكل ما تسعى اليه او تأمل في تحقيقه سواء للاستفاده من تحقيق أكثر مما تأمل في تحقيقه او لاخفاء حقيقة تنازلك عن أهدافك المبدئية عن خصمك اذا اضطررت للتنازل .

(8) قابلية الأهداف للمراجعة

في ضوء سير المفاوضات وظهور المتغيرات المختلفة والتوصل الى معلومات جديدة قد تحتاج الى مراجعة ما سبق تحديده من أهداف ، فالاهداف انما هي مجرد علامات ومؤشرات على الطريق لارشاد السلوك وتوجيه الجهود ويتعين تغييرها عند الضرورة .

6/2 تحديد الفرص والقيود

لا يستطيع المفاوض تعظيم انجازاته في التفاوض الا اذا كان على وعي تام بالفرص والقيود القائمة والمحتملة في الموقف التفاوضي فمعرفة الفرص المتاحة ستؤثر على السلوك التفاوضي ، أما القيود فهي تمثل اطار محدد وحاكم للمفاوضات والتي تحدد للمفاوض نطاق حركته الممكنة والبدائل غير الممكنة، ومصادر هذه القيود متعددة وأنواعها هي قيود مالية، قانونية ، زمنية، بشرية، إستراتيجية.

6/3 تحديد موضوعات وقضايا التفاوض

يتم تحديد موضوعات وقضايا التفاوض على ضوء مجموعة من الاعتبارات أهمها :

o                   تحديد أهداف الاطراف ذات العلاقة بعملية التفاوض.

o                   تقدير أطراف التفاوض لنقاط القوة والضعف لديها .

o                   تحديد الإطار العام الذي يوضح المعالم والابعاد التي من الملائم أن تدور حولها عملية التفاوض .

o                   تحديد الموضوعات التي يجب أن تتناولها عملية التفاوض وتحديد أولويات عرضها.

o                   تحديد النقاط والعناصر التي يجب أن يشملها كل موضوع ووضع أوزان نسبية لها .

وهناك أربعة جوانب أساسية لعملية تحديد قضايا  التفاوض هي :

6/3/1 نطاق القضية

هناك بعض القضايا التي تكون محددة الابعاد والاثار والنتائج بالنسبة لاطراف التفاوض في حين نجد ان بعض القضايا تفتقر لهذا التحديد ، فالاجور مثلا قضية محددة اذا قورنت بحقوق العمال فهي اوسع نطاقا بكثير ، والسعر قضية محددة واكثر تحديدا من قضية ششروط البيع والتوريد.

6/3/2 مدى فصل او ربط القضايا

يؤدي النظر الى كل قضية على حده الى معاملتها بشكل مستقل عن القضايا الاخرى ، في حين يؤدي الربط بين القضايا الى معاملتها كوحدة مترابطة .

6/3/3 مدى المرونة في القضايا

من المهم توفر قدر من المرونة من جميع الاطراف بشرط اظهار تلك المرونة في الوقت المناسب ، وفي حالة وجود سياسة ثابتة كخط ثابت يلتزم به احد الاطراف في كافة تعاقداته ، فمن المفيد ذكر هذه السياسة بوضوح في البداية للالتزام بها كقيد عام .

6/3/4 تسلسل خطوات تحديد القضايا

يجب على المفاوض ان يعي تسلسل خطوات تحديد القضايا واتخاذ المواقف بشأنها ، حيث يبدأ أي قرار بافتراضات معينة من جانب كل طرف ثم تتحول الافتراضات الى حقائق عن الموقف الخاص بكل طرف ثم يحدد كل طرف موقفه تجاه كل قضية ثم يتخذ القرار المتمثل في الاتفاق على شروط معينه وعدم الاتفاق على أخرى والغاء ثالثة وتعديل رابعة وهكذا .

6/4 الدراسة والتجهيز بالبيانات والحقائق والوثائق

6/4/1 أهمية توفر البيانات والمعلومات 

تتوقف قوة المركز التفاوضي بدرجة كبيرة على ما لدى فريق التفاوض من بيانات ومعلومات وتتضح اهمية البيانات من خلال تدبر الحقائق التالية :

o                   يتعذر السيطرة على شيء لا نفهمه والشيء الذي نعرف عنه كل شيء يمكننا التحكم فيه والسيطرة عليه.

o                   اذا عرفت كل شيء عن شخص معين امتلكته وسيطرت عليه.

o                   يعد سلاح المعرفة والمعلومات اكثر فعالية من امتلاك الموارد الطبيعية .

o                   الجهل هو أحد نتائج عدم المعرفة ويعد أحد أشكال العمى التفاوضي.

 ويوجد أربعة بدائل لموقف المفاوض في العملية التفاوضية هي :

o       منطقة العمى المعرفي : يعني انك لا تعرف شيئا عن الطرف الآخر في حين الطرف الاخر يعرف عنك الكثير وينتج عبر ذلك ضعف موقفك التفاوضي .

o        منطقة الجهل المشترك : يعني غياب المعرفة لدى الطرفين عن الاخر مما ينتج عنه تعذر التفاوض .

o        منطقة القناع على الوجه : تعني معرفتك بالطرف الاخر وجهله بك لغياب المعلومات عنك لديه ، بما ينتج عنه صعوبة تفاوضك معه لعدم وجود قاعدة مشتركة بينكما .

o        منطقة المعرفة المتبادلة : تعني وجود منطقة مشتركة بينكما يمكن الاعتماد عليها والاستفادة منها لتسيير التفاوض وتحقيق المصالح المشتركة .

6/4/2 مجالات المعلومات المطلوبة لنجاح التفاوض

من المفيد للقائم على التفاوض ان يحدد المجالات التي يجب ان تتوفر لديه بيانات ومعلومات كافية عنها وتتمثل المجالات الرئيسية لتلك البيانات والمعلومات في : معلومات عنك انت ، معلومات عن الاطراف الاخرى في التفاوض ، معلومات عن الموقف التفاوضي والبيئة العماة والخاصة به .

6/5 تحديد وقت التفاوض

تتطلب فعالية التفاوض ان يكون هناك تقديرا لأزمنة عملية التفاوض وتحديدا للتوقيت الملائم لها ويتوقف ذلك على موضوعات وقضايا التفاوض واهداف اطراف التفاوضواتجاهاتهم وخصائصهم .

6/6 تقويم المركز التفاوضي وتحديد المواقف

سيتأثر تقويم المركز التفاوضي باعتبارات عده في مقدمتها تقويمك لقوتك التفاوضية التي تتوقف على حسن ادراك للموارد المتاحة لك واستخدامك لها ، ودرجة التزامك بنتائج معينة مطلوب تحقيقها ، ودرجة اعتمادك على الطرف الاخر في ذلك التحقيق وادراك الخصم لهذه الدرجة من الالتزام .

6/7 تحديد الاستراتيجيات البديلة والتكتيكات المصاحبة لها

يقصد باستراتيجية التفاوض الخط الاساسي للحركة على مائدة المفاوضات وما يرتبط به من أهداف أساسية مطلوب تحقيقها في حين يقصد بالتكتيكات التحركات قصيرة الاجل في الاتجاهات المختلفة وذات الصيغة التنفيذية لتحقيق الاستراتيجية الاساسية ولا يوجد استارتيجية مثلى للتفاوض وانما تتحدد تبعا لاعتبارات متعددة في مقدمتها الاهداف المطلوب تحقيقها والفرص البديلة أمام المفاوض ، والقيود المفروضة عليه والضغوط الزمنية ومراكز القوة النسبية وشخصية المفاوض وشخصية الخصم واهدافة واتجاهاته ومهارات الطرفين ومن اهم المبادئ الهامة في اختيار استراتيجيات التفاوض هي الملائمة مع الموقف ، الاستجابة للتغيرات الطارئة ، التجاوب مع حركة الخصم ، استثمار الفرص السانحة ، المرونة في تحديد الموقف .

6/8 اختيار المفاوض او الفريق التفاوضي

6/8/1 مواصفات المفاوض الماهر

هناك عدة مواصفات تساعد على النجاح في المفاوضات :

o       أن يتمتع بقدر مناسب من الذكاء.

o       أن يتمتع بالقدرة على سرعة التصرف في المواقف المختلفة .

o       أن يتقن فن  الاستماع.

o       أن يتمتع بقدرة تحليلية مناسبة.

o       أن يكون سريع الملاحظة.

o       أن يكون لبقا في الحديث دبلوماسيا في التعبير.

o       أن يكون ناضجا لا تسحقه الهزيمة ولا يسكره النصر.

o       أن يكون اجتماعيا غير انطوائي.

o       أن يتمتع بجلد وصبر شديد اللزوم.

o       أن يكون قادرا على عمل الادوار المختلفة الشخصية .

o       أن يتقن اللغة التي سيتم التفاوض بها.

6/8/2 من يقوم بالتفاوض ؟ ( فرد / فريق )

يتوقف الاختيار ( فرد / فريق ) على اعتبارت منها :

o                   مدى تفهم طبيعة موضوع التفاوض وخصائصة وما يحتاج اليه من بيانات ومهارات وقدرات .

o                   مدى أهمية موضوع التفاوض ومستوى المنافع والمخاطر المرتبطة بنتائج التفاوض بشأنها .

o                   اعتبارات التكلفة والعائد في المفاضلة بين الاسلوب الفردي والجماعي.

o                   المهارات والقدرات التفاوضية التي تلائم الاحتياجات المطلوبة من الكفاءات في عملية التفاوض ولكل مزاياه وهي :

6/8/2/1 مزايا المفاوض الفرد

o       سرعة الانجاز والبت

o       التحديد الواضح للمسئولية

o       منع الخصم من توجيه اسئلتة المحرجة او الصعبة الى الافراد الضعفاء في الفريق ومنه بث الفرقة بين اعضاء الفريق .

o       عدم اضعاف المركز التفاوضي نتيجة ظهور خلاف داخل الفريق

o       امكانية الحصول على تنازلات فورية من الطرفين بشكل اكثر توازناوبصورة ايسر من حالة الفريق

6/8/2/2  مزايا الفريق المفاوض

o                امكانية استخدام افراد بقدرات ومهارات متنوعة مما يحقق التعبير عن وجهات النظر المختلفة في الموضوع والتكامل في اتخاذ القرار

o                يؤدي تعدد وتنوع الخبرات الى تصحيح اي تعبير خاطئ عن وجهات النظر المعروضة واعطاء مرونة اكبر للمنافسه

o                يؤدي استخدام الفريق الى زيادة فرص الموضوعية وتقليل التحيز الشخصي او الانسياق وراء المصالح الشخصية

o                ايجاد جبهة واسعة امام الطرف الاخر

o                استخدام تكتيك العضو المتشدد والعضو المتساهل وهو يتيح مرونة اكبر في ادارة المفاوضات وتغيير المواقف بسرعة عند اللزوم .

o                امكان تأجيل الالتزام بموقف بحجة استشارة الزملاء

6/8/3 اعتبارات تحديد فريق التفاوض

o                   تحديد التخصصات الواجب توافرها لدى اعضاء الفريق

o                   تحديد واجبات كل عضو

o                   تحديد المواصفات والمهارات الواجب توافرها في رئيس الفريق المفاوض

o                   وضع قواعد وضوابط التعاون بين أعضاء فريق التفاوض

o                   وضوح دور رئيس الفريق وواجباته .

6/8/4 دور رئيس الفريق

الواجبات الرئيسية لرئيس فريق التفاوض :

o             يشارك أصحاب السلطة وذوي العلاقة بعملية التفاوض في تحديد اهداف عملية التفاوض ونتائجها .

o             يدرس موضوعات التفاوض ويحللها ويتعرف على طبيعتها وخصائصها

o             يحدد الامكانيات البشرية والمادية والوثائق والمعلومات اللازمة ويوفرها

o             يتأكد من توفير المهارات والقدرات الفنية اللازمة لدى الفريق

o             يحدد واجبات أعضاء الفريق ويوزع عليهم الادوار

o             يعمل على بناء الثقة لدى اعضاء الفريق وينمي مهاراتهم على الاصغاء والتحدث والعرض والحوار والاقناع .

o             يوفر فرص التعاون بين اعضاء الفريق.

o             يتخذ القرارات الملائمة علي ضوء التقدم في عملية التفاوض.

o             يعمل علي حماية فريق التفاوض في مواجهة اطراف التفاوض من محاولات الاختراق او التأثير.

6-8-5 محددات فاعلية فريق التفاوض

تتوقف فعالية اداء الفريق علي الاعتبارات التالية

o             حسن اختيار اعضاء فريق التفاوض

o             حسن اختيار رئيس الفريق

o             توافر العلاقات الطيبة والثقة والتأييد المتبادل مع أعضاء الفريق.

o             الفهم الكامل للاهداف والاقتناع بها

o             حسن توزيع الادوار بين الاعضاء

o             الحفاظ علي عدد معقول لاعضاء الفريق

6-9 تحديد أجندة التفاوض

تعبر اجندة التفاوض عن استراتيجية المفاوض وهي تنبثق من افتراضات اعدها ولا شك ان تحديد الاجندة هو احد التكتيكات الاساسية للمفاوض ، وعند تحديد أجندة التفاوض بغرض البدائل التالية :

o                   التركيز على الموضوعات العامة دون التطرق للتفاصيل ، على ان توضع التفاصيل في اجندة غير معلنه تستخدم اثناء التفاوض.

o                   البدء في الاجندة بالقضايا الاساسية لاعتبارها الاهم وحسمها يؤدي الى حل القضايا الثانوية .

o                   البدء بالقضايا الثانوية من قبيل تأجيل المواجهة قليلا وتقديم التنازلات بشأنها بسهولة وكسب ثقة الخصم على أمل ان يقدم الخصم تنازلات مقابلة وساعتها ستكون القضايا الاساسية هي موضوع التنازل .

o                   البدء بتحديد مجموعة من الشروط التي يتم الاتفاق عليها اولا باعتبارها الحاكمة في التفاوض ثم تبدا المفاوضات حول التفاصيل التنفيذية ، وعادة ما تمثل هذه الشروط المبادئ والاسس التي تعبر عن المصالح المشتركة للفريقين ، فمثلا أن يتفق المفاوضون على السياسات التسويقية للشركات الثلاثة الكبرى في سوق احدى السلع على 1- حظر حرب الاسعار بينهم 2- حظر خطف الخبرات النادرة بينهم 3- عدم تجاوز ميزانية الاعلان لاي منهم بنسبة 5% من قيمة المبيعات  ثم تبدأ المفاوضات في التفاصيل التنفيذية لهذه المبادئ .

o                   تقسيم قضايا التفاوض الى مجموعات نوعيه متخصصة مثل الجوانب الفنية للمشروع السياحي ، والجوانب التسويقية والقانونية ثم يجري التفاوض حول كل مجموعة نوعية على حده .

6/10 اختبار لغة التفاوض

عند اختيار لغة التفاوض يوجد بديلان:

o       ان يستخدم كل طرف لغته الاصلية مع الاستعانة بمترجم.

o       ان يتفق الطرفان على استخدام لغة يتقنها كل منهما.

6/11 تحديد مكان التفاوض

تظهر اهمية تحديد المكان وتجهيزه في المفاوضات الدولية ، فهل من الافضل ان تسافر الى الطرف الاخر ام ان تدعوه الى موطنك ام ان تلتقيا في مكان ثالث ،..

 أما عن التجهيزات فينصح بما يلي :

o                                        توفير قاعة مناسبة من حيث المساحة والتهوية والاضاءة

o                                        تزويد القاعة بأماكن مريحة للجلوس

o                                        توفير درجة السرية اللازمة للمفاوضات

o                                        توفير وسائل الايضاح المناسبة ووسائل الاتصالات

o                                        توفير موائد المفاوضات بشكل مناسب

o                                        دراسة امكانية التفاوض اثناء تناول وجبات خفيفة لاضفاء جو غير رسمي

6/12 ترتيبات الاتصال

يمكن ذكر النصائح التالية لترتيب عملية الاتصال بين الاطراف :

o                                        ان يقوم بالاتصال شخص من مستوى وظيفي مناسب لمن سيتم الاتصال به .

o                                        الالتزام بالأدب واللباقة التامة في الحديث.

o                                        الالتزام التام بالمواعيد.

o                                        إبداء المرونة في المنافسة مع الحزم بأدب تام عند اللزوم.

6/13 الجلسة الافتتاحية

يجب التحضير للجلسة الافتتاحية بعناية حيث ان ما يدور فيها سيؤثر على سير المفاوضات ولعل أهم الامور الواجب الإعداد لها كيفية بدء الحديث ومن البدائل المتاحة :

o                   البدء بموضوع عام – خارج موضوع التفاوض- لمجرد خلق فرصة لتبادل الحوار.

o                   البدء بالإشارة إلى خبر هام او حادث قريب او حدث معين تتحدث عنه وسائل الإعلام.

o                   البدء بقصة طريفة او استرجاع ذكريات لطيفة مع الابتعاد عن الامور التي تبعث الاكتئاب او الامور او الامور ذات الحساسية الدينية او السياسية .

o                   البدء في موضوع التفاوض بابداء مجموعة من الملاحظات العامة او المبادئ المستقرةالتي لا تحتمل ان تثير اعتراضا لدى الطرف الاخر .

o                   البدء بتجسيد المزايا التي يحققها الخصم من اتمام المفاوضات بنجاح .

6/14 تحديد سيناريوهات بديلة لخطة المناقشة والحوار

يتعين علينا وضع عدة سيناريوهات ( تصورات لسير المفاوضات ) علي ان يتضمن ذلك :

o                   تصورات بديلة لبداية الجلسة ومن الذي يبدأ الكلام وبماذا يبدأ ، وكيف يقدم زملاءه ، وكيف يتم تجاذب اطراف الحديث التمهيدي ؟ .

o                   تحديد أسلوب وطريقة وترتيب عرض القضايا محل التفاوض.

o                   توقعات بشأن سلوك الخصم واستجابات وردود وأفعاله .

o                   مدي الحاجة الي الاعلان عن ا لموقف ومدي الصراحة والامانة في ذلك الاعلان من البداية.

o                   توقعات بشأن الحدود القصوي والدنيا للخصم .

o                   تصورات تفصيلية لتسلسل الاحداث اثناء المفاوضات ومتي تصل الي نهايتها.

6-51 التدريب العملي

التدريب العملي هو المدخل العملي لتحقيق الفاعلية في الممارسة العملية ، ونستعرض فيما يلي ثلاث طرق من اهم طرق الإعداد التدريبي للتفاوض :

أ‌)       تمثيل الأدوار

يتم تمثيل كافة اطراف التفاوض مجميع اعضاء الفريق التفاوضي فيكون هناك شخص يمثل رئيس الوفد وشخص يمثل كل عضو ، ونفس الشيء بالنسبة للخصم كما يقوم الجميع بادارة المفاوضات كما لو كانت حقيقة من المهم ان يزود الاطراف ببيانات ومعلومات اللازمة للتفاوض

ب‌)   تعصيف الافكار

يتم اختبار عدد من الافراد ذوي الصلة بموضوع التفاوض ويعقد لهم لقاء مفتوح ويطلب منهم ابداء الراي في القضايا المطروحة ويتم تلقي الاراء وتسجيلها وترتيبها وتنظيمها بشكل يمكن الاستفادة منه في الإعداد العملي للتفاوض .

ج) المؤتمرات

يعقد المؤتمر من عدد من الافراد ذوي الصلة بالموضوع التفاوضي ثم تدار المناقشة بشكل منظم على ان يتم التحضير المسبق قبل المؤتمر ويقود المناقشة شص قادر على توجيهها في مسارات بناءه تفيد في عملية المفاوضات.

7 – بدء التفاوض

قد يكون من المفيد من اطراف التفاوض البدء بالموضوعات المشتركة التي لا يوجد عليها خلاف او التي يتفق عليها بسرعة ويسر ، ويحقق البدء الجيد للتفاوض مزايا عديدة منها :

o             اطالة مدى عملية التفاوض لتشمل عديد من الموضوعات التي تهم الأطراف.

o             تحقيق بدايات هادئة يطلب عليها التفاعل والاستجابة من الاطراف بما يفتح مجالات مشتركة جديدة ونقاط التقاء لم تكن واضحة قبل بدء جولات التفاوض .

o             توثيق الصلة وتضييق الفجوة وتقليل احتمالات الخلاف بين الطرفين.

o             كسب الثقة وبناء جسور التفاهم بين اطراف التفاوض.

o             الحصول على بديل ( نعم ) من الطرف الاخر مما يحققه من هدوء بدني. ونفسي لأطراف التفاوض وتجنب بديل ( لا ) من الطرف الاخر بما يرتبط به من عبء نفسي .