مكونات مراحل تحليل النظم

تحليل النظم

مقدمة:

تحليل النظم  هي سلسلة من الخطوات والإجراءات لتصميم وبناء نظام محوسب في أي بيئة ونعني بالتحليل الآتي: فهم وإدراك النظام القائم المطلوب تحويله إلى شكل محوسب وتحليل مكوناته وعناصره إلى جزيئات صغيرة تصل بالنهاية إلى وضع تصورنا الملائم لوضع النظام المحوسب الجديد. وتستخدم هذه الخطوة سواء كان النظام المحوسب مصمم محلياً أو نظام جاهز.،و ضمن سياق عملية التحليل  يمكن لمحلل النظم أن يحدد نقاط القوة و الضعف الموجودة في النظام من جهة كما يستطيع أن يعين ما يقدمه النظام من مخرجات و مقارنة هذه المخرجات بما يتوقعه المستفيدون في ضوء احيتاجاتهم للمعلومات . و هنا سوف تبرز فجوة كما يحصل في معظم الأحيان بين ما يقوم بانتاجه النظام الحالي و ما يريده أو يتوقعه المستفيدون من النظام . أي تحديد ما يعرف بفجوة المعلومات . وبموجب هذا التحليل يمكن بناء نظام محوسب جديد ويختف تماماً عن النظام اليدوي أو يأخذ جوانب منه ويعمل على تطويرها بما يتلاءم والحاجات والتطورات الجديدة.

 وعندما يكون التحليل منجزاً نستطيع القول بأننا فعلاً نجحنا في بناء نظاماً محوسباً . هذه الخطوة هي الأهم وهي مفتاح فشل أو نجاح الحوسبة ككل لأن هذا التحليل سيضع أمام أعين المحللين كل صغيرة وكبيرة وسيعملون على وضع الحلول لها والتعامل معها آلياً دون مفاجآت أثناء التنفيذ؛ فالحوسبة ليست مجرد أجهزة وبرمجيات ومبرمجين.
تبدأ عملية التحليل من خلال بناء نماذج وموديلات للنظام اليدوي القائم. وهذه النماذج والموديلات مهمتها وصف إجراءات وخطوات الفعالية مثلاً لنظام الإعارة أو الفهرسة فإن خطوات وإجراءات العمل تحلل إلى خطوة خطوة وترسم على شكل نموذج وموديل يعكس الإجراءات اليدوية وطريقة تدفق وحركة البيانات والمعلومات أثناء تنفيذ عملة الفهرسة مثلاً أو الإعارة وتقيد أيضاً هذه النماذج المرسومة للرفوف بشكل دقيق بعيد عن الغموض والازدواجية التي قد تصاحب التحليل المعتمد على الكلام النصي فقط.
وتعرف هذه النماذج والموديلات بالآتي أو بالأحرى تكون على عدة أنواع منها:

1.    النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح البيانات

2.    النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح الإجراءات

3.    النماذج والموديلات التي تشرح وتوضح تدفق المعلومات في النظام

مكونات مرحلة تحليل النظم

تتضمن مرحلة تحليل النظم حزمة من الأنشطة المتكاملة التي تبدأ بتحليل احتياجات المستفيدين ، و تحديد أهداف النظام الجديد و مواصفاته و حدوده و القيود التي يعمل في إطارها .

 و ينتج عن مرحلة تحليل النظم و صف منطقي لمكونات و متطلبات النظام و هي :

·          المخرجات التي يقوم النظام بإنتاجها و تقديمها للمستفيدين في ضوء إحتياجاتهم .

·          العمليات و الأنشطة التي يجب أن تنفذ للحصول على المخرجات .

·          مدخلات النظام الضرورية من أجل الحصول على المخرجات .

·          الموارد الضرورية لعمل النظام .

·          الإجراءات و قواعد عمل النظام .

باختصار، يجري في مرحلة تحليل النظم تحديد مواصفات النظام من حيث مكوناته المادية( الملموسة ) و مكوناته البرمجية (غير الملموسة ) و أن الخطوة الحيوية في هذه المرحلة هو اختيار المنهجية المناسبة لتحليل احتياجات المستفيدين من المعلومات .

و هناك مداخل متنوعة لتحليل الإحتياجات منها مدخل تحليل احتياجات المستويات التنظيمية ،مدخل دراسة و تحليل أدوار المديرين المعروفة بأدوار  Mintzberg  و التي تتوزع على ثلاثة فئات :

فئة الأدوار الشخصية Interpersonal ، فئة الأدوار المعلوماتية Informational ، و فئة الأدوار القراراتية Decisional  . كما يوجد مدخل تحليل المعلومات و القرارات الإدارية إلى غير ذلك من مداخل تحليل الاحتياجات و أساليب جمع و تحليل البيانات من خلال الاستبانة، المقابلة المنظمة ، الملاحظة ، و الزيارة الميدانية في بيئة العمل .

و من بين الأنشطة التي تتكون منها مرحلة تحليل النظم نذكر ما يلي :

·          تحليل احتياجات المستفيدين من المعلومات .

·          تحديد توقعات و آمال المستفيدين .

·          تحليل فجوة المعلومات بين احتياجات المستفيدين و توقعاتهم .

·          و صف منطقي للمخرجات ، العمليات و المدخلات .

·          وصف منطقي لقاعدة البيانات .

 

أهمية التحليل في الحوسبة:

إن لتحليل نظام الحوسبة، في التطبيقات المكتبية وفي غيرها من التطبيقات، أهمية خاصة في اتجاهين:

1.    لبناء نظام محوسب جديد يختلف عن النظام اليدوي القديم كلياً أو جزئيا.

2.     لإجراء تعديلات على نظام محوسب قائم كلياً أو جزئياً.

إن التحليل خطوة أساسية ويجب أن تحسب جيداً خلال مرحلة التخطيط وذلك للوقوف على الآتي:

·        آلية عمل الفعاليات القديمة ( اليدوية) خطوة خطوة.

·        حجم البيانات المستخدمة وأسلوب تنظيمها وتدفقها.

·        إلمام العاملين بهذه الخطوات وآلية عملهم.

الاختناقات والمشكلات التي تعترض العمل وتدفق البيانات.
وخلاصة القول إن تحليل النظام عبارة عن دراسة تفصيلية لفهم النظام القائم والوقوف على مشاكله لغرض بناء وتطور نظام أفضل منه.