كيفية ادارة الوقت بفاعلية
تعريف ادارة الوقت
مهارات ادارة الوقت
فوائد ادارة الوقت
ادارة الوقت في العمل
اهمية ادارة الوقت
كيفية ادارة الوقت بفاعلية
ألتأجيل اغراء خبيث
العقبات هي تلك الأشياء المخيفة التي تظهر عندما تميل نظرك عن هدفك (هنري فورد) .
ان احد اكبر التحديات في محاولة اكمال اي هدف هي أننا نميل لأن نضعها جانبا الى الغد او الى الأسبوع المقبل وذلك بسبب أزدياد ضغط العمل والبيت, ولكن لسؤ ألحظ هذا الغد غالبا ما لا يأتي.
لذلك فان التأجيل قد يكون أغراء خبيث ما لم نعرف كيف نستعمله ويصبح اكثر خطورة, أي التأجيل, عندما يصبح عادة متكررة نستعملها كلما اردنا الهروب من عمل صعب او قرار ما. وهكذا فانه يعتبر تهديدا خطيرا امام النجاح المهني والشخصي.
اذا لماذا بؤجل الناس؟ هناك اسباب عديدة للتأجيل. والاعتراف بالأسباب التي تؤثر عليك يمكن ان يمنحك اساسا وقاعدة للتغلب على هذه العادة:
-الخوف من الفشل
-حماية الصورة الذاتية
-مكافآت ما قبل الانجاز
-انتظار الوقت الملائم
ان السبب الاخير, اي انتظار الوقت الملآئم, هو استراتيجية تستعملها بعض الشركات الكبيرة, بحيث يزيد المنفعة المحتملة ويقلل الخطر وذلك بتأخير ألأستثمار في منتج او خدمة ما الى آخر لحظة ملائمة ممكنة, والمثال على ذلك هي شركة الحاسوب ديل, حيث انها لا تكمل تجميع قطع الحاسوب الا بعد ان يصلها طلب الشراء ودفع النقود. حينها تبدأ بعملية التجميع التي لا تاخذ وقتا على خط التجميع.
ينتهي اي عمل في موعده المقرر حينما يتم ألأخذ بالأعتبار التأخيرات المحتملة
ان التخطيط الواعي والسيطرة على ستخدام الوقت يجعلك اكثر قدرة على على انجاز اعمالك حسب البرنامج والموعد المحدد. ولتحقيق ذلك ينبغي عليك تخصيص وقت كاف للعمل آخذا بالأعتبار ان هناك تأخيرات محتملة قد تحدث.
التأخيرات المحتملة نوعان:
أ- تأخيرات محتملة يمكن توقعها مسبقا مثلا: ان معرفتك الكاملة بما يجري supply chain في سلسلة المزودين
, تجعك قادرا على التنبؤ فيما اذا كان احد المزودين سوف يتأخر في تسليم بضاعة ما من شأنها تأخير انتهاء العمل. هنا يجب على الادارة ان تاخذ بالاعتبار ان هناك تأخيرا محتملآ.
ب- تاخيرات محتملة لا يمكن توقعها: وهي التأخيرات الخارجة عن الأرادة مثل الازمة الاقتصادية العالمية الحالية والتي بسببها توقفت كثير من الاعمال اما جزئيا واما كليا, خصوصا اعمال البناء على الرغم من ان المسؤولين عن هذه المشاريع قد اخذوا بالأعتبار بعض التاخيرات المحتملة عند الامضاء على عقود التسليم. مع ذلك فان تلك المشاريع لن تنتهي في موعدها المحدد.
لأدارة الوقت عليك ان تكون قادرا على تقييم قيوده وامكاناته
لكي تكون قادرا على السيطرة على الوقت يجب ان تكون قادرا على تقييم قيوده وامكاناته وعلى توقع العوامل المؤثرة في استخدامه. ليس هذا فحسب انما يجب ان تجد وتطور اساليب يمكنك من خلالها استغلال الوقت والحفاظ عليه, والا فان الوقت هو الذي سيديرك حتى تصبح تحت سيطرته.
هناك عدة مهارات تساعدك على ادارة الوقت بشكل جيد منها:
أ- استغلال الوقت:
اولا من اجل استغلال الوقت عليك ان تتجنب الأقتراحات المبددة للوقت والجهود المربكة, وذلك بان تأخذ قرارات سريعة في بعض الامور او المقترحات.
من اجل تسيهل البت في بعض القرارات, ارجع الجواب عنها الى استراتيجية الشركة العامة وتاسأل نفسك فيما اذا كان هذا المقترح متلائم مع استراتيجية الشركة ام لا.
ثانيا, على العاملين ان ينجزوا اعمالهم بشكل صحيح من اول مرة.
ثالثا, كن متوازنا في ضبط التطفل, فبعض الموظفين سيحاولون اضاعة وقتك ووقتهم بمطالب غير مجدية.
ب- اجعل الوقت يعمل لصالحك:
الوقت هو عبارة عن شيء ثمين وليس له مثيل, اذا فقدناه مرة لن يعود ثانية, اي اذا اهدرت ساعة فلن تحصل على فرصة عودة تلك الساعة مرة ثانية بل يجب ان تتعلم كيفية عدم اضاعة ساعة اخرى. هذا ما يجب فعله في المؤسسة او المصنع, فالعامل الذي لا يجد عملا يقوم به, ليس بالضروري كسل منه انما قد يكون السبب ضعف ادري. لذلك لا تجعل العامل ينتظر المهام او المواد والمعدات فهذا مضيعة للوقت وبالتالي هدر للمال والموارد.
ج- تطبيق الوقت استراتيجيا:
ان بعض الأوقات تشكل فرصا افضل من غيرها لأنجاز العمل. هذا يعني من وجهة النظر العملية ان لعملية التوقيت لمشروع ما اهمية استراتيجية حيوية. مثالا على ذلك, شركتان متنافستان في سوق منتجات الالبان وقد اكتشفا فرصة لتسويق نوع جديد من الجبنة. بدأت الشركة الأولى بتطوير المنتج واعداد خطة تسويقية حسب برنامجها البطيء اما الشركة الثانية فقد اعطت اولوية للمنتج الجديد حيث كانت قادرة على طرحه في الأسواق بعد فترة قصيرة. وكانت النتيجة ان الشركة الأولى حصلت على موطيء قدم في السوق قبل الشركة الثانية وكانت المتحرك الأول او فيرست موفر.
اذا كان المنتج متساوي في الجودة فان الشركة الأسرع بالتحرك هي التي تفوز بالفرصة. لكن الأمر ليس بهذه البساطة. في بعض ألأحيان يقع المتحرك الأول في مشكلة كبيرة لأن المنتج لم ينجح حين طرحه في ألأسواق. وهكذا فان المتحرك الاول يكون قد خسر مالا وسمعة. هنا يأتي دور المتحرك الثاني او ساكند موفر ليحلل اخطاء ألأول ويحاول الوصول الى الاسباب التي جعلت ذلك المنتج غير ناجح وبالتالي تفادي تلك الاخطاء. وهكذا تكون فرصته في طرح منتج ناجح في ألأسواق اعلى بكثير.
هناك عدة عوامل من شأنها انجاح منتج ما منها:
ا: الجودة
ب:الكلفة
ج: التسويق
د: المستهلك
ه: توقيت طرح المنتج, وهومن اهم تلك العوامل, لأنه اذا كان لديك منتج ذات جودة عالية وسعر مقبول ولكنك قمت بطرح ذلك المنتج في الوقت الخطأ, فانه لن يلاقي النجاح الذي يتلائم مع جودته.
لأغراض عملية يعتبر الوقت شيئا مطلقا
ان عدد دقائق الساعة هي ذاتها في كل ساعة ولكن لاحظ كم يمر الوقت بطئا عندما تكون ضجرا او تنتظر موعدا ما وكم يمر سريعا عندما تكون منشغلا بشيء مهم وعليك تنفيذه خلال فترةمحددة او اذا كان العمل مثيرا وشيقا.
هناك بعض الاشخاص يؤدون عملهم بشكل افضل في الصباح منه في المساء, وهناك آخرون يعتدل عملهم فقط مع بدء انتهاء النهار, هنا يأتي دور المديرون. على المدير ان يسعى الى محاولة فهم موظفينه وذلك من اجل اعطاءهم المهام المهمة في الاوقات المناسبة من اجل استفادة اكثر بوقت اقل.
ويلعب الأيقاع دوره ايضا,فالأفراد والجماعات يصلون الى قمة ادائهم عندما يتحركون بأنسجام منظم وهذا ما تفعله الشركات التي تستخدم النظرية التي تدعى لين . هذه النظرية تركز على ان الأنتاج, بشكل عام منذ المواد الخام الى ان يصبح المنتج النهائي لدى المستهلك, على ان كل خطوط العمل يجب ان تعمل بوتيرة واحدة منتظمة.
بمكن للمرء عن طريق معرفة مدى تأثير بعض العوامل العقلانية والمدروسة المتعلقة بالوقت على سلوكك وسلوك الاخرين الذين تتفاعل معهم يمكنك البدء بمعالجة الوقت.
من اجل البدء بمعالجة الوقت يجب ان يكون لديك معرفة عن مدى تأثير بعض العوامل العقلانية والمدروسة على سلوكك وسلوك الآخرين الذين تتفاعل وتتعامل معهم. وايضا كيف يمكنك ادخال عوامل الوقت ضمن خططك. بما ان التأثير المادي امر معم ورئيسي, فالمرء يحتاج لمعرفة كيف يؤثر الوقت على سلوكه وتصرفاته, لذا ينبغي ان يكون قادرا على الاجابة عن بعض الاسئلة المتعلقة بذلك, مثل:
أ- ما هي عوامل الوقت التي تنظم حياته؟
ب- ما هي البرامج التي تحدد شؤونه الشخصية؟
ج- ما هي البرامج المتعلقة بالعمل المفروض عليه؟
د- متى يبدأ يومه العملي ومتى ينتهي؟
وهكذا, وعن طريق معرفة مدى تأثير هذه العوامل وغيرها على سلوكه وسلوك الاخرين يمكنه البدء بمعالجة الوقت.
هناك العديد من الأشخاص يعتبرون الهموم العاطفية عاملا رئيسيا في تقرير مدى تأثير الوقت على حياتهم
ان الله سبحانه وتعالى قد خلق الناس انواع وشخصيات مختلفة منها ذات بنية جسدية قوية ومنها الضعيف ومنها ذات الشخصية القوية ومنها ايضا الضعيفة, بغض النظر عن بعض الحالات التي تعمل خلال حياتها على بناء جسد او شخصية اقوى. هناك من بين تلك الشخصيات من يستطيع ان يميز بين الحياة الخاصة والحياة العامة ومنها من يأخذ همومه العاطفية معه اينما حل ومنها من يستطيع ان يسيطر عليها. كذلك فان هناك من هو منضبط ومنها من لا يبالي.
وهكذا يمكن للتأثير النفسي ان يقيم اجوبة على اسئلة مثل:
أ- كم اقلق عندما أتأخر عن موعد شخصي؟
ب- كم انزعج عندما لا يحافظ الآخرون على مواعيدهم معي؟
كم اتضايق عندما لا اتمكن من انجاز عملي في موعده المحدد؟
وهكذا ستزودك معرفتك برد فعلك على ضغوت وقيود الوقت باساس لتطوير مهاراتك وباساليب لضبط هذه العوامل والسيطرة عليها.
توجد ناحية مهمة للتعامل مع الوقت, هي الطريقة التي ندمج فيها عوامل الوقت مع وجهة نظرنا.
كما اشرنا سابقا, فان الناس شخصيات مختلفة ومتنوعة منها من يحافظ على الوقت ومنها من يهدره بدون ثمن وهذا يعود الى الطريقة او القناعة التي ندمج فيها عوامل الوقت مع وجهة نظرنا. فكثير من الناس من يتقبل احدى هذه المقولات, لا بل يعمل جاهدا على تطبيقها, مثل:
أ- ان الوقت كموج البحر لا ينتظر احدا
ب- انك تعيش لمرة واحدة فقط
ج- ان المستقبل يكمن في الماضي
د- كل شيء في وقته
ه- هناك دائما وقتا كافيا للنوم
و- الوقت يمضي بسرعة
ز- الوقت قصير
ح- اعمل لدنياك كأنك تعيش ابدا واعمل لآخرتك كأنك تموت غدا (ألأمام علي بن ابي طالب).
وهكذا, فان البعض يبالي بالوقت والبعض الآخر لا يبالي ولكن في المحصلة ترى ان كل منهم يعتقد بنظرية ما او يتبنى وجهة نظر ما ويتفاعل معها.
Post a Comment