نصائح تساعدك في تنظيم وقتك في العمل

نصائح تساعدك في تنظيم وقتك في العمل

من الأمور الملازمة للعمل الورقي المستهلك للوقت، عملية تخزين تلك الأعمال – واسترجاعها عند الضرورة . 

هناك دوما مشكلة ملحة وفورية في طرق حفظ الملفات والقيود – سواءً ما يتعلق بك شخصياً أو بشركتك التي تديرها أو تخدم فيها . 

ولحسن الحظ ، فإن هناك طرقاً لتبسيط فتح الملفات وحفظها وتسريع عملية الرجوع إليها :

1- قرر مقدماً ما هو مهم بما يكفي لأن يوثق أو يحفظ في الملفات وما يمكن طرحة جانباً . وهذا القرار يجب ألا يفوض لأحد ، وأن يبلغ بوضوح للشخص الذي يتولى حفظ الملفات .

2- احفظ ملفاتك على أساس الاستفادة طويلة الأمد منها.... مع أن من الضروري اتباع الإرشادات القانونية للاحتفاظ بالسجلات ، فالاحتفاظ بكل شيء  من أكثر الممارسات هدراً للوقت وشغلا للمساحات . فالأشخاص الذين يحفظون كل شيء غالبا ما يتبعون نهج " المقاومة الدنيا " حيث أنهم يريدون تجنب المجازفة بالتعرض للنقد حين لا يتم الاحتفاظ بسجل من السجلات-  حسب مبدأ خلص نفسك . فالحقيقة المؤسفة أنه حتى في أفضل أنظمة حفظ الملفات تصميماً ، يفقد بين الحين والآخر وثيقة مهمة أو تحفظ في غير مكانها الصحيح . وعندما يحدث ذلك ، فإن الغضب سينصب عليك على أية حال . لذلك فكر بتبني وجهة النظر الساحرة التي تقول : إن من النباهة أن تكون قادراً على القول: " نحن لا نحتفظ بمثل هذا النوع من السجلات " ، من أن تكون موظف أرشيف وهدف دائم لطلب المعلومات .

3- اجعل هدفك ملفا مختصراً ما أمكن... ولكي يتم تحقيق مثل هذا الهدف ، أجب على  الأسئلة  التالية قبل أن تحول أي شيء لخزانة ملفاتك :

- ما مدى فائدة هذه المعلومة في مساعدتك للنهوض بمسؤولياتك ؟

- ما مدى تكرار الحاجة إلى المعلومة ؟

- يمكنك التخلي عن سجلات أخرى الآن إذا تمسكت بهذا السجل أو الملف ؟

- هل يمكن نسخ هذه المعلومة بسهولة من مصادر أخرى عند الحاجة ؟

- هل من الضروري الاحتفاظ بهذه الوثيقة لإغراض قانونية ؟ هل يمكن أن تلزم فيما بعد كدليل لتجنب قضايا متعلقة بالاستخدام ، والحوادث ، ومعيقات الإنتاج ، وتسليم البضائع ، والعقود ، الخ . أو تسويتها ؟

مدى أهمية هذه المادة بالنسبة للأشخاص خارج نطاق شركتك ؟ هل ملفك المصدر الرئيسي لهذه المعلومات ؟ وهل يعتمد الآخرون عليك للحفاظ على هذا السجل.

القراءة بسرعة وبصورة أفضل:

هذه إرشادات يمكن أن تساعد على القراءة بسرعة وبشكل أفضل:

1- افحص نظرك: فإذا ما احتجت إلى نظارات للقراءة فاستخدمها.

2- تعرف على تقنية القراءة.

3- اقرأ لهدف أو غاية.

4- ابحث عن الأفكار الرئيسية.

5- تجنب العادات السيئة في القراءة