نظم دعم القرارات

اكتب تقريراً

 مقدمة , محتوى التقرير, خلاصة .

مواضيع التقارير :

1-  نظم دعم القرارات .

2-  نظم أتمته المكاتب .

3-  الذكاء الاصطناعي والنظم الخبيرة .

4-    نظم إدارة قواعد البيانات

5-  تحليل النظم .

6-  تصميم النظم .

7-  تطبيق النظام .

8-  الأمن المعلوماتي لأنظمة المعلومات .

1-                       نظم دعم القرارات

مقدمة :

نظام دعم القرار (نظم دعم اتخاذ القرار) هو فئة من نظم المعلومات (بما في ذلك أنظمة الحاسب الآلي ولكن لا يقتصر عليها) التي تدعم الأعمال التجارية وأنشطة صنع القرار التنظيمية. نظام دعم القرار المصمم على نحو سليم هو برمجيات تفاعلية قائمة على نظام يهدف إلى مساعدة صانعي القرار على تجميع معلومات مفيدة على شكل مزيج من البيانات الخام، والوثائق، والمعرفة الشخصية، أو النماذج التجارية لتحديد و حل المشاكل واتخاذ القرارات.

لقد ساهمت نظم دعم القرارات بخلق نوع من الربط بين ثلاث عناصر رئيسيه هي قاعده البيانات والمعلومات المتوفره ، النماذج الكميه ( الرياضيه ، الاحصائيه ، بحوث عمليات ) وبين متخذ القرار سواء كان فرد أو جماعه تشارك في عمليه صياغته ويرتبط هذا النوع من النظم بالحاسوب أرتباط وثيق لدخول عمليات رئيسيه في أعداد وتهيئه معلوماته وهي أما أن تكون رياضيه أو غيرها لذلك لعب هذا النظام دوراً هاماً في مساعده ودعم وترشيد المدراء في قراراتهم لخلق هذا النوع من الترابط .

مفهوم نظم دعم القرارات :

تلعب المعلومات وأنظمتها دوراً مهماً في صياغة القرارات وضمان تحقيقها لمتطلبات عمليه صنع القرار.

ويلعب الحاسب الالي دوراً مهماً في عمليه ترشيد القرارات من خلال البرامجيات والعمليات الرياضيه والمحسابيه والتي يمكن أن تنجزها بسرعه ودقه وأرتبطت به عده أنظمه مساعده ومن ضمنها نظم دعم القرارات والتي يمكن تعريفها على انها  النظم التي تعتمد على الحاسب الالي بهدف تقديم المساعده على أتخاذ القرارات المتعلقه بالمهام شبهه الهيكليه ، عن طريق الدمج بين عناصر قاعدة البيانات والنماذج الكميه ( الاحصائيه ، الرياضيه ، بحوث العمليات ) بالاضافه لاخذ وجهه نظر متخذ القرار .   

ويمكن تصنيف القرارات التي يتم دعمها بواسطة هذا النوع من النظم إلى نوعين هما :

1-  القرارات البنائية:

وهى تلك القرارات الفورية التي تتخذ إستجابة لسياسات مختلفة معدة مسبقا يتم تغذيتها مما يسمى "قاعدة قرارات" .

2-  القرارات غير البنائية:

وهي تلك التي تتخذ للتعامل مع المشاكل غير المحددة والمتشابكة أو غير الهيكلية حـيث يمكن تحديد جزء من المعاملات بدقة والجزء الآخر ذو طبيعة احتمالية يكون غالبا مـن الصعب تحديده والتعرف على سلوكه، و من ثم لا يمكن إعداده مسبقا وذلك لنــــدرة القرارات أو عدم وضوحها أو لسرعة تغير هذه القرارات كما أنها تأخذ في الغالب وقتا كبيراً من متخذ القرار.

 خصائص نظم دعم القرار

1.    تساعد متخذي القرار في تنفيذ المهام شبه الهيكلية.

2.    تعتمد على التفاعل البشري الآلي عن طريق تقديم الإمكانيات الاستفسارية للحصول على إجابات لسلسلة من الأسئلة لطرح السيناريوهات البديلة أمام متخذ القرار.

3.    تقدم نظم دعم القرار الدعم لكل المستويات الإدارية وخاصة الإدارة العليا.

4.    تقدم نظم دعم القرار الدعم في مجال القرارات المستقلة أو القرارات التابعة التي يتطلب القرار الواحد أن يتخذ بأكمله نتيجة التشاور والتفاعل بين مجموعة من الأشخاص.

5.    تمكن نظم المعلومات متخذ القرار من إيجاد حلول للمشاكل محل الدراسة وأيضا اختيار عدد من الحلول المختلفة مع الاحتفاظ بنشاطه الأساسي وهو التحكم والرقابة على عملية اتخاذ القرار.

6.    تجمع نظم دعم القرار بين قواعد البيانات والنماذج الرياضية والإحصائية.

7.    توفر نظم دعم القرار الدعم اللازم في مختلف مراحل اتخاذ القرار، بدءاً بالإدراك وتحديد المشكلة إلى مرحلة الاختيار النهائي لأفضل البدائل.

8.    يجب أن تكون نظم دعم القرار مرنة بحيث يمكن تعديلها بحيث تتلاءم مع الظروف المحيطة.

مزايا نظم دعم القرار

1-   إمكانية اختبار أكبر عدد من البدائل.

2-   الاستجابة السريعة للأوضاع غير المتوقعة.

3-   توفير الوقت والتكلفة.

4-    إمكانية تجربة أكثر من سياسة مختلفة للحل.

5-   إمكانية الوصول إلى قرارات موضوعية تأخذ في الاعتبار وجهة نظر متخذ القرار.

6-   زيادة فاعلية عملية اتخاذ القرار.

7-   تضييق الهوة بين مستويات أداء متخذي القرار.

مراحل دعم اتخاذ القرار

1-  المرحلة الأولى: الاستخبارات

تبدأ مرحلة الاستخبارات لعملية دعم القرار من خلال مبدأين هما:

أ- اكتشاف المشكلة:

ويقصد به التعرف على أي شيء لا يتفق مع الخطة السابق تحديدها أو مع المعايير القياسية الموضوعة. وبالتالي يكون الهدف الذي يسعى من أجله متخذ القرار واضحا.

ب- السعي إلى الفرص المتاحة :

وخلال هذه المرحلة يجب على متخذ القرار أو المساعدين له إعداد ملخص عام عن الحلول البديلة الممكنة، مستعيناً في ذلك بالأساليب العلمية الحديثة، وأدوات التصميم المستخدمة فى علوم إدارة وتحليل وتصميم النظم.

2- المرحلة الثانية: استخراج البدائل

وتحتوى مرحلة تصميم نظام دعم القرار على عدة خطوات: تبدأ بالتخطيط ثم البحث وتحليل النظام ثم الوصول إلى تصميم وتكوين النظام وأخيراً تنفيذ البرامج ومتابعة التغيرات للخروج بالتعديل المطلوب، نتيجة دروس وحقائق التنفيذ الفعلى.

3- المرحلة الثالثة: الاختيار

تعتبر هذه المرحلة هى جوهر عملية اتخاذ القرار حيث يواجه متخذ القرار مجموعة بدائل متعددة، ويجب اختيار أحدها الذى سيطبق ويلتزم به أفراد المنظمة أو المؤسسة. وقد يبدو ذلك سهلا ولكن فى الواقع توجد صعوبات كثيرة تجعل من مرحلة الاختيار عملية معقدة ومن ذلك: تعدد الأفضليات، عدم التأكد و تعارض المصالح.

ويتم الاختيار بتبني احد اللنوذجين التاليين.

1-  نموذج التنبؤ:

وتلعب نماذج التنبؤ دورا هاما فى إمداد متخذى القرار بالتنبؤات والمعلومات الهامة بوقت كاف قبل وقوع الأزمات الناتجة عن المخاطر، سواء كانت مخاطر ناتجة عن ظواهر طبيعية أو كانت بفعل الإنسان ولكنها غير متعمدة. وتلعب الأساليب الكمية (الرياضية والإحصائية) وتكنولوجيا الحاسب الإلى وكذلك تكنولوجيا الاتصالات والاستشعارات من البعد دورا أساسيا فى عملية التنبؤ، حيث تتيح هذه التكنولوجيات إمكانية القياس والمراقبة والرصد وبالتإلى إمداد فريق دعم القرار بالتحذيرات والتنبؤات بالأزمات الممكن حدوثها. ومن ثم يمكن تجنب الآثار السلبية أو أخذ الاحتياطات اللازمة للتخفيف من المخاطر وغالبا ما تستخدم الطرق الإحصائية فى تحليل ودراسة قاعدة البيانات التاريخية المتاحة والاستفادة منها فى التنبؤ باحتمالات حدوث أزمات متشابهة فى المستقبل.

2-  نموذج المحاكاة:

ومن ناحية ثانية توجد استخدامات أخرى للنماذج الرياضية من خلال صياغة السيناريوهات اللازمة لعمل مجموعة من البدائل التى يمكن لمتخذ القرار اختيار بديل منها.

أنواع أنظمة دعم القرار

يمكن تمييز نوعين من أنظمة دعم القرار

1.      نظام دعم قرار موجه بموجب النماذج

ويتميز هذا النوع ذو استخدام خاص ويكون منفصلا عن أنظمة المعلومات في المنظمة أي يتمثل ببرمجية جاهزة يتم استخدامهما لأغراض محددة، برمجيات خاصة بنماذج بحوث العمليات

2.      نظام دعم قرار موجه بالبيانات

ويتميز هذا النوع بقدرة كبيرة على تحليل حجم كبير من البيانات مما يمكن صانع القرار من الحصول على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار.

 

 

كما يمكن أن تصنف إلى ثلاثة أنواع كالآتي:

1- نظم دعم القرارات المؤسسية:

وهي عبارة عن نظم كاملة يتم تطويرها لكي تسمح لمتخذ القرار باسترجاع أو توليد معلومات ذات علاقة بمشكلة ذات طبيعة عامة مثال ذلك تحليل السوق، جداول الإنتاج .. الخ. وتصمم هذه النظم بهدف الاستخدام المستمر.

2- مولدات نظم دعم القرارات

تصمم هذه المولدات لمساعدة متخذ القرار في توليد تطبيقات سريعة لنظم دعم القرار ذات إمكانية محدودة مقارنة مع نظم دعم القرارات المؤسسية ولكنها تمتاز بسرعة التطوير وقدرتها على توليد تقارير وإجراء تحليلات بسرعة كبيرة وذلك باستخدام لغات الجيل الرابع.

3-    أدوات نظم دعم القرارات

تصمم هذه الأدوات للمساعدة في تطوير نظم دعم القرار ذات إمكانات محدودة مقارنة بالنوعين السابقين. ومن أمثلة هذه الأدوات حزمت الجداول الإلكترونية وما توفره من إمكانية توليد الرسوم البيانية ومعالجة قاعدة بيانات محدودة ويمكن استخدام هذه الأدوات بشكل مستقل أو من خلال نظم دعم القرارات.

 

المكونات الرئيسة لنظام دعم القرار

يتفق معظم الباحثين في نظم دعم القرار على إن المكونات الرئيسة لنظام دعم القرار تتمثل بما يلي:

1.    قاعدة البيانات

وتتمثل بالبيانات التأريخية  والحالية عن المعاملات المعبرة عن العمليات الرئيسية للمنظمة. ويمكن أن تكون قاعدة كبيرة أو صغيرة يمكن التعامل معها بحاسوب صغير كما يمكن أن تعبر عن بيانات داخلية أو خارجية، وتكمن أهمية هذه القاعدة في قدرتها على توفير وصول سهل للبيانات مع مراعاة قواعد أمن البيانات مع وجود نسخة احتياطية لضمان عدم توقف العمليات عند تعرض القاعدة الأصلية إلى مشاكل.

2.    برمجيات (قاعدة النماذج)

وتمثل حزمة من البرمجيات التي تمكن متخذ القرار من البحث عن البيانات أو مجموعة من النماذج الرياضية والإحصائية التي تدعم متخذ القرار في دراسة  وتحليل أحداث مستقبلية تؤثر على أداء المنظمة مثل ارتفاع أسعار المواد الأولية، زيادة الطلب، زيادة الدخل.

3.    الواجهة

تمثل الواجهة الطريقة التي يتم بها الحوار بين المستخدم (متخذ القرار) ونظام دعم القرار، وتتمثل بكيفية إدخال الأوامر، الحصول على استفسارات، استخراج معلومات، تحليل معلومات باستخدام قاعدة النماذج.

 

خصائص نظم دعم القرار

1.    التعامل مع المشاكل المعقدة الضعيفة والشبه ضعيفة هيكلياً.

2.    إمكانها مساندة المديرين علي مستوي الإدارة العليا والمتوسطة.

3.    إمكانها المساندة علي مستوى الفرد أو الفريق.

4.    إمكانها المساندة في جميع مراحل صناعة القرار.

5.    إمكانها المساندة في عديد من أشكال القرار و أنواعه.

6.    يتمتع بالمرونة وسهولة التكيف.

7.    سهولة الاستعمال والبناء والصيانة.

8.    يسيطر عليه بواسطة مشغليه.

9.    له قدرة على النمذجة واحتواء النماذج المختلفة وقدرة على إداراتهم.

10.التعامل مع الآليات والأساليب المولدة للمعرفة و القدرة على إدارتها لصالح المستفيد.

11.يستطيع مساندة كل فئات متخذى القرار حسب خلفيتهم.

12.طاقة هائلة لاختيار واختبار كم من السياسات البديلة.

13.قدرة متميزة فى التعلم الذاتى.

14.قدرة هائلة فى سرعة التفاعل مع متخذى القرار.

15.يحسن من أداء المنظمة والسيطرة عليها ويزيد من فاعليتها الإدارية وليس كفائتها الإدارية.

16.يخفض من تكلفة المنظمة

نظم دعم القرار الجماعي

نظام دعم القرار الجماعي هو نظام تفاعلي مبنى على الحاسب الآلي ويقوم بتسهيل إيجاد الحلول للمشاكل المتشابكة. وتتميز عملية اتخاذ القرار في هذه الحالة بأن متخذي القرار يعملون معا كفريق متكامل يجمعهم اجتماع أو مؤتمر ما أو مشكلة بعينها والغرض هو الوصول إلى قرار موحد يجمع بين الخبرات المختلفة. ولضمان التنسيق لابد من أن تكون هناك أداة واحدة فقط تقدم الدعم لهم جميعا" وهى في حالتنا هذه نظام دعم القرار الجماعي. ويهدف إلى إيجاد بيئة عمل فعالة لمتخذي القرار المشتركين في إدارة أزمة ما.

ويتسم نظام دعم القرار الجماعي بالخصائص التالية:

    1- نظام جماعي وليس فردياً.

2-  يستخدم تكنولوجيا الاتصالات استخداما "مكثفا".

3- يهدف إلي الحد من السلوكيات السلبية كالاستهتار بالوقت ومحاولة فرض الرأي.

4-  يهدف إلى دعم السلوكيات الإيجابية كالمشاركة فى الرأي وتحفيز التفكير العلمي.

يعتبر نظام دعم القرار الجماعى امتداداً لنظام دعم اتخاذ القرار التقليدي فى اتجاه دعم أكثر فاعلية. ومن ثم فإن النظام الجماعى هو نظام دعم اتخاذ قرار، مضافاً إليه التعديلات الآتية:

1-   تدعيمه بشبكة مكثفة للاتصالات

2-   تدعيمه بوسائل لزيادة الفاعلية. والمشاركة الفكرية من خلال نماذج للاقتراح والترتيب والدرجات، تهدف جميعها للوصول إلى رأى موحد عام.

3-  تدعيمه بوسائل تأمين مصداقية وإعتمادية أكثر من التي يوفرها نظام دعم القرار الفردي.

فوائد نظم دعم القرار

1-  زيادة فاعلية عملية اتخاذ القرار.

2-  يحسن الكفاءة الشخصية.

3-  الاستجابة السريعة للأوضاع غير المتوقعة.

4-  توفير الوقت والتكلفة .

5-  يسهل الاتصال بين الأشخاص و تضييق الهوة بين مستويات أداء متخذي القرار.

6-  إمكانية تجربة أكثر من سياسة مختلفة للحل و اختبار أكبر عدد من البدائل.

7-  يشجع التعلم أو التدريب و يكشف عن أساليب جديدة للتفكير في الفضاء المشكلة.

8-  زيادة الرقابة التنظيمية.

9-  يولد أدلة جديدة لدعم قرار.

10-                    يخلق ميزة تنافسية على المنافسة.

11-                    تشجع الاستكشاف والاكتشاف من جانب صانع القرار.

12-                    يساعد على أتمتة العمليات الإدارية.