نظم أتمتة المكاتب

نظم أتمته المكاتب

المقدمة

    إن الاهتمام بالمكاتب ومحتوياتها وبالتقنيات المستخدمه بها تشكل نقطه تحول رئيسيه لحياه الاداره الحديثه

فالمكتب يلعب دور رئيسياً في أداره العمليه الاداريه من حيث حجم الاجهزه ، نوعيتها ، وتعدد استخداماتها ، قدرتها على إنجاز العمليات المطلوبة منها بدقه وسهوله ....الخ .

مما يمكن المدير أو الشخص المستفيد من تسيير العمليه الاداريه وإنجاز القرارات بسرعة . وباستعراض وبيان مفهوم المكاتب يمكن القول :

أنها تعني استخدام نظم الحواسب وشبكاتها في انجاز الاعمال المكتبية اليومية والدورية وهي تحتاج إلى عده من المؤسسات ذات الطابع الاداري او الانتاجي او المالي او الخدمي . ويمكن أن نضع تعريفاً أجرائياً مفاده أن أتمته المكاتب تعني أستخدام التقنيات والتكنلوجيا الحديثه ووسائل الاتصال من أجل تسريع وتطوير عمل مستخدمي وعمال المكاتب بغيه الحصول على أعلى مستويات الاداء وضمان وجود ودقه وسرعه المعلومه المنجزه . ولاهميه المكتب وما يمثله بأعتباره العصب الرئيسي لاي مؤسسه أو وجهه عامه أو بناء لذلك يمكن أن نحدد العناصر الرئيسيه المرتبطه بالمكاتب وأتمته :

1-  الموارد البشريه: المقصود بهم المستخدمين سواء كانوا مديرين، مشرفين، مهنيين، سكرتارية .

2-  الادوات والتكنولوجيا: ولا سيما وسائل الاتصال الالكترونية المختلفة وأجهزة الحواسيب والبرمجيات والمعدات الأخرى.

3-  البيانات والمعلومات: وتشمل الوثائق والمعاملات الواردة والصادرة وكل الملفات والتسجيلات الصوتية والمرئية والمخططات والخرائط والصور والرسوم والنصوص المكتوبة والمكتبة وغير ذلك.

4-  المعالجة والتشغيل :وتتضمن العمليات التي تتم على الملفات والوثائق والمعاملات مثل الجمع والتصنيف والتسجيل والتوثيق والتوزيع والتحليل الارشفة الورقية والالكترونية وغير ذلك.

أهم التحديات التي يمكن أن تواجه المكاتب الحديثة هو تحدي الأتمتة ، اتساع نطاق العمل، استمرارية نمو الشركة، التطور التكنولوجي السريع، وكذلك وجود الايادي العاملة الكفؤة التي تواكب عملية التطوير والتغيير فإن الفرد العامل في مجال الإدارة والذي يعتبر جاهلاً في عملية استخدام تقنيات الحاسوب أو حتى أبجدياته يعتبر أمياً في عملية الإدارة اليوم خصوصاً أن الحاسوب دخل في كل المجالات وكان لاعباً رئيسياً في اختصار الكثير من الإجراءات وتوفير وقت والدقة في المعلومات .

     بشكل عام ان ادارة المكتب تدور حول طرائق تنظيم المعلومات المكتبية وترتيبها ودراستها وتحليلها باسلوب علمي منظم منسق بهدف تحقيق اغراض هذه الإدارة وغاياتها وهي تعني باختصار تخطيط وتنسيق وتحفيز جهود الاخرين لتحقيق الاهداف المحددة في المكتب او المديرية او القسم ومطابقتها مع الاهداف العامة الاجمالية للمنظمة او المؤسسة او الشركة.

 وتوجد عناصر بارزة لادارة المكتب من اهمها :

·        المهارات الإدارية .

·        المعارف الإدارية .

·        الأهداف الواضحة .

·        شبكة الاتصالات .

·        البيئة المكتبية الايجابية .

·        البرمجيات والأجهزة .

     وكل مدير لمكتب يمارس وظائف الإدارة الاساسية من تخطيط وتنظيم وتوجيه واشراف ورقابة ومتابعة وتحفيز واتصال للحصول على افضل النتائج الممكنة باعلى جودة وباقل تكلفة ممكنة .

تطبيقات نظم اتمتة المكتب

     نظم اتمتة المكتب تعني تطبيق تكنولوجيا المعلومات بهدف زيادة انتاجية أعمال المعلومات في المكتب ومن اهم تطبيقات نظم اتمتة المكاتب مايلي :

1-  تشغيل الكلمات ومعالجة النصوص من اجل اعداد التقارير الطويلة وقوائم الاسعار ودلائل السياسات وغير ذلك.

2-  التلكس الذي يستخدم لارسال واستقبال الرسائل وطباعتها.

3-  الأرشيف الالكتروني الآلي الذي يستخدم الحواسب والماسحات والرواسم والطابعات ويوفر هذا الارشيف امكانية تصوير وقراءة وتخزين الوثائق الكترونيا وامكانية الفهرسة الالكترونية.

4-  النشر المكتبي الذي يوفر نفقات الطباعة وسرعة ادخال النسخ المطبوعة على الحاسوب لتكون جاهزة للإرسال.

5-  إعادة النسخ - الطبع – عبر استخدام نظام الناسخ الذكي.

6-   البريد الإلكتروني الذي يوفر السرعة والتكاليف وتكاملية الخدمة والوثوقية والسرية والتماشي مع متطلبات العصر الحالي.

7-   البريد الصوتي الذي يستخدم الصوت في نقل الرسائل بدلا من الكتابة.

8-   التنظيم الالكتروني للمواعيد الذي ينظم مواعيد المدير والذي يمكن مراجعته وتعديله في أي وقت.

9-  المؤتمرات السمعية أي عقد المؤتمرات عن طريق خطوط الاتصال حيث تستطيع اجهزة الهاتف الحديثة القيام بمثل هذه الاتصالات دون أي تدخل من عامل الهاتف.

10-                 المؤتمرات المرئية أي اضافة الفيديو إلى الشبكة السمعية مثل عرض القاعة التي يتم فيها المؤتمر على شاشة مسطحة كبيرة على جدار .

11-                 المؤتمرات باستخدام الحاسب حيث يتم ربط وتوصيل مواقع المؤتمرات بشبكة حواسب ويستطيع المشارك فيها ان يضيف مساهمة وان يسترجع محاضر الجلسات وان يدخل تعليقاته لاحقا او ليلا مثلا او يوم جمعة.

12-                 الفيديو تكس ( خدمات المعلومات المرئية ) التي تشمل أي نو من المعلومات ويمكن تقديمها باجر.

13-                 استرجاع المستندات وهو عبارة عن نظام تصغير صور المستندات على فيلم فوتوغرافي ملفوف عبر استخدام جهاز ميكرو فيش الذي بواسطته يتم تصوير الوثائق مع تصغيرها بنسبة تصل إلى 97.%

14-                 الفاكس الذي يعني نقل الصور طبق الاصل وبسرعة فائقة بدل انتظار الوقت الطويل لتصل بطرق البريد الأخرى.

 فوائد نظم اتمتة المكاتب

1-   ان استخدام نظم اتمتة المكتب يؤدي إلى الدقة في اداء العمل .

2-  يرفع من مستوى جودة العمل المكتبي .

3-  يخفض من تكاليف اداء العمل .

4-   يؤدي لتقليل الجهد المبذول من موظفي الاعمال الادارية المختلفة .

5-  يؤدي لتخفيض الاعمال المكتبية الورقية .

6-  يؤدي إلى السرعة في اداء العمل المكتبي .

7-   يؤدي إلى رفع ودفع الروح المعنوية لموظفي المكتب

8-   يؤدي إلى تسهيل عملية الاتصال داخل فروع المؤسسة أو الشركة .

9-  يساعد على حرية الاتصال بين الفروع والاقسام .

10-                  يوفر بيئة افضل لممارسة العمل المكتبي .

11-                 يساعد على تطوير معارف ومهارات موظفي الاعمال الادارية .

12-                  يساعد على رفع كفاءة الاعمال الادارية .

13-                  يساعد على استثمار الوقت واستغلاله وعدم قتله وهدره .

14-                 يساعد على تخفيض عدد موظفي الاعمال الادارية .

15-                 يساعد على استخدام الجانب الفكري .

    ويمكن القول أن أتمته المكاتب ستساهم بشكل فعلي في أتمته صنع القرارات بحيث يمكن أنجاز المهام التي تنجز من قبل الافراد يمكن أنجازها بواسطه الحواسيب ويتم أتمته صنع القرار وخصوصاً في المشاكل المتكرره والتي يمكن صياغتها كمشكله فأذا تم أعداد نموذج لحلها يمكن أن تطبق هذا النموذج في حاله تكرار نفس المشكله ويمكن أن يبرمج الحاسوب أوتوماتيكياً.

    ويمكن القول أنه لايوجد نظام إلّا وله محاسن ومساوئ فقد كان دور أتمتة القرارات جيداً في توصيف الاعمال بشكل افضل ، التخفيف من ظاهرة الفساد الاداري، الاستغناء عن المراسلين ، تسريع الاجراءات الادارية ،  جعل مؤشرات الاداء معيار حقيقي للارتقاء الوظيفي ، زيادة قدرة المدير على المامه بواجباته الادارية ،  زيادة قدرة المدير على اتخاذ قرار عقلاني رشيد ، القضاء على الاهمال واللامبالاة والتراخي الاداري

مساوئ وسلبيات الأتمتة الإدارية

 تراجع أهمية المدير في الهيكل الاداري ، التواصل البشري ،  قدرة الفرد على الاقناع المباشر. وهذه مساوىء يمكن تلافيها من خلال تحفيز المدراء والابقاء على الاجتماعات المباشرة وتطوير دور مؤتمرات الفيديو.