تكنولوجيا الإدارة الإلكترونية ونظم المعلومات

تكنولوجيا الإدارة الإلكترونية ونظم المعلومات

الإدارة الإلكترونية ونظم المعلومات

نظم معلومات المكاتب : إن أهم نظم المكاتب في الوقت الحاضر تعتمد على التطبيقات والبرمجيات الحاسوبية الشائعة والتي تؤدي إلى السرعة والدقة في انجاز المهام الإدارية المختلفة ومن أهم هذه البرمجيات تطبيقات المكاتب الشائعة ومنها 

1. البريد الإلكتروني 

2. البريد الصوتي 

3. التقويم الإلكتروني 

نظم الاجتماعات 

الاجتماعات السمعية ويتم بهذه الاجتماعات استخدام أداة الاتصالات السمعية لتشكيل ربط سمعي بين أشخاص منتشرين جغرافيا بهدف إدارة الاجتماع ودعوة الاجتماع التي تسمح لأكثر من شخصين للمشاركة في المناقشة الهاتفية .

اتصالات المؤتمرات المرئية اللاسلكية 

يتوقع علماء لعام 2006 توفر حاسوب شخصي جديد تحمله في جيبك يمزج بين استخدام الأصوات والاتصالات المرئية اللاسلكية بصورة تجارية لتصبح في متناول الجميع .

الناشر المكتبي 

ويعتبر احدث البرمجيات المستخدم في الإدارة الإلكترونية في الإدارات التي تحتاج إلى النشر ويستخدم الناشر المكتبي الحاسوب وأجهزة إدخاله وإخراجه وخزاناته المساعدة لغرض طباعة الكتب والنصوص بشكل رائع جداً. 

نظام إدارة الوثائق

 حيث يتكون هذا النظام من وحدات الإدارة الحاسة المميزة لنقل صور الوثائق إلى أشكال رقمية حيث يستخدم هذا النظام في خدمة شبكة العمل لتحرير البيانات الرقمية في قرص التخزين الليزر والعمل على توفير المعلومات لمستخدمها الذين يتعاملون مع هذا النظام من خلال المحطات الطرفية .

برمجيات أخرى  : وهي تستخدم بشكل يومي من قبل العديد من الإدارات ومنها :

نظم التشغيل ويندوزXP  وقد تم إعداد هاذ البرنامج ليتم تطبيقه حاليا في الدول العربية ويتم تعميمه عند النجاح وتأتي هذه الخطوات ضمن إطار جهود مايكروسوفت المبذولة في المنطقة لتوفير احتياجات العمل المحددة من برامج الكمبيوتر المستخدمة .

نظم معالجة المعلومات والتقارير الإدارية 

نظم معالجة الحركات (العمليات)

مفهوم نظم معالجة الحركات

هي نظم الأعمال التي تخدم المستوى التشغيلي في المنظمة وهي نظم محوسبة تقوم بالعمليات اليومية الروتينية في المنظمة , ولا تتطلب هذه العمليات معالجة معمقة ومن الأمثلة عليها :

نظام الحجز في الفنادق , نظام الشيكات , نظام المحاسبة 

أنواع معالجة الحركات

نظام المعالجة بالدفعات ومن أمثلة عليه 

نظام فواتير سلطة المياه , نظام فواتير سلطة كهرباء , نظام وضع الرواتب

نظام المعالجة الفوري : ويتميز هذا النظام 

1. الاتصال الفوري بين المستخدم من ناحية ونظم معالجة الحركات 

2. تتيح نظم المعالجة الفورية الوصول إلى النتائج بشكل فوري

3. تتيح نظم المعالجة الفورية فرصة المعالجة المباشرة للحركة لحظة وقوعها دون الحاجة إلى تجميع الحركات في مرحلة ومن ثم معالجتها في مرحلة أخرى .

نظم التقارير الإدارية 

تستخدم بشكل رئيسي من قبل مدراء الإدارة الوسطى في دعم نشاطات الرقابة الإدارية 

نظم المعلومات والقرارات الإدارية 

أوضح ماكليود أن نظم المعلومات الإدارية يمكن أن تسهم في حل المشكلات بطريقتين هي 

1. توفر معلومات عن المنظمة ككل

2. تسهم بشكل مبدئي في التعرف على المشكلات وفهمها

نظم دعم القرارات الجماعية 

هو نظام تفاعلي مبني على الحاسوب يسهل حل المشاكل غير المهيكلة , ومن قبل مجموعة متخذي القرار يعملون مع بعضهم البعض كمجموعة واحدة

مثال علي نظم دعم القرارات الجماعية 

في جلسة مثالية لنظام دعم القرارات الجماعية GDSS في جامعة أريزونا الأمريكية حيث يلتقي المشاركون في غرفة القرار حيث سيقوم المشاركون بكتابة تعليقاتهم عن الموضوع مثل ما هي أهداف منظمتنا للسنة القادمة ؟ وذلك باستخدام برنامج الأفكار المفاجئة Brain Storming Programmingويوفر هذا البرنامج كل الأفكار التي توضح أهداف المنظمة عن طريق الاتصال المتوازن والاتصال المجهول .

بعد حوالي نصف ساعة من كتابة التعليقات عن الموضوع الرئيسي يقوم أحد أعضاء المجوعة بتوحيد التعليقات في مجموعات مصنفه باستخدام برنامج أخر يسمى تنظيم الأفكار .

وأخيرا يستخدم أعضاء المجموعة برنامج التصويت لترتيب قائمة الأصناف التي حددها نظام تنظيم الأفكار علي أساس مجموعة من المعايير ويقوم كل عضو بتحويل قائمته ولا يتأثر بالترتيبات التي قام بها أعضاء آخرين وبعد ذلك يعرض ملخص المرتبة على الشاشة الرئيسة لإعطاء المجموعة فكرة عن إجماعهم فيما يتعلق بموضوع اللقاء

ومن وجهة نظر الصناعة فان نظم دعم القرارات الجماعية هو مفهوم له قيمة عملية حقيقية في تطوير نظم دعم القرارات 

نظم المعلومات التنفيذية 

هي النظم التي تعتمد على المصادر الداخلية الناتجة من النظم الأخرى في المؤسسة والمصادر الخارجية بهدف تقديم المعلومات للمدراء التنفيذيين في الإدارة العليا لغرض إنجاز أعمالهم بشكل يحقق أهداف المنظمة 

ولتوفر المعلومات المطلوبة فعلي نظام الإدارة التنفيذية أن تتصف بالخصائص التالية

1. القدرة على توفير معلومات شاملة وملخصة ومناسبة زمنيا بشكل يتيح للمدراء التنفيذيين سهولة استخدامها

2. سهولة الاستخدام مع إمكانية التعليم بأقصر وقت ممكن

3. القدرة على الوصول إلى بيانات داخلية وخارجية عن بيئة المنظمة مثل بيانات الزبائن والمنافسين

احتواء النظام إمكانيات الرسوم والأشكال البيانية بشكل موسع يساعد على سهولة فهم المعلومات