دور الأسئلة في عملية
التفاوض
1-
المبادئ
المرشدة لاستخدام الأسئلة
o
يجب أن
يكون لكل سؤال هدف مطلوب تحقيقه ، وان يكون الهدف واضحا في ذهن السائل
o
يجب
أن تكون الأسئلة مناسبة للاستراتيجية التي يتبناها المفاوض .
o
السائل
في موقف افضل من المجيب فان تكون انت الموجه للسؤال يجعلك في وضع عقلي ونفسي اكثر
يسرا من وضع ان يكون مطلوب منك الاجابه .
o
المفاوض
الفعال يستطيع المعاونة في حل المشكلات القائمة من خلال الاستخدام الذكي للأسئلة .
o
ترتيب
وتجهيز سلسلة من الأسئلة يساعد المفاوض على ترتيب أفكاره بشكل منطقي .
o
توجيه
الأسئلة المناسبة في الوقت المناسب يمكن أن يدعم القوة التفاوضية .
o
خلفية
السائل اساسية لدى توجيه الأسئلة فيجب ان تبعث على الاحترام وليس على الاستخفاف
o
تؤثر
لهجة ونغمة توجيه السؤال على مغزاة لكافة الاطراف
2-
متطلبات
فعالية استخدام الأسئلة في التفاوض
يتطلب الاستخدام الفعال
للأسئلة في عملية التفاوض أن يكون لديك اجابة دقيقة وواضحة عن تساؤلات رئيسية
ثلاثة هي :
o
ما هي
الأسئلة التي سوف تستخدمها في عملية التفاوض ؟
o
كيف
تتم صياغة الأسئلة ؟
o
متى
تستخدم السؤال ؟
3-
وظائف
الأسئلة وفوائدها
o
اختبار
فهم الطرف الأخر
o
جذب
الانتباه
o
اظهار
الاهتمام بالطرف الاخر
o
الحصول
على معلومات
o
اعطاء
معلومات
o
اختبار
صحة المعلومات
o
استخدام
الأسئلة كطريقة مهذبة للإختلاف
o
لاثارة
التفكير
o
تقديم
الاقتراحات
o
تنشيط
المناقشة
o
الوصول
الى نتيجة
o
تغيير
مجرى الحديث
o
كسب
الوقت لاضاعة الوقت
o
لارباك
المفاوض
o
اثارة
الخصم واستفزازه
o
لحصار
الخصم .
4-
من الذي
يوجه الأسئلة؟
قد يكون رئيس الفريق ،
ولكن ذلك ليس حتميا بل عادة ما توزع الادوار بين اعضاء الفريق لاثارة الأسئلة
المختلفة بتنسيق مسبق او حتى بشكل تلقائي ولكن المهم هو ان يكون الرئيس دائما
مسيطرا على الموقف .
5-
الإجابة
على أسئلة الخصم
يمكن الاسترشاد بالنصائح التالية :
o
تفهم
مغزى السؤال قبل الاجابة
o
خذ
وقتك في فهم السؤال
o
اذا
كنت لا ترغب في الاجابة فلاحظ :
·
لا
تبدو متهربا فهذا يضعف موقفك ويحاصرك الخصم بالأسئلة .
·
يمكن
الاحتجاج بان الاجابة غير متوفرة لديك وتعد بتوفيرها في وقت لاحق
·
يمكن
طلب ارجاء الاجابة في وقت لاحق لتأخذ فرصتك في التفكير
o
يجب
تقويم موقف السائل وبناء عليه تقرر الاجابة
o
لاحظ
ان السؤال المباشر يحتاج اجابة مباشرة
o
جرب
تكتيك اجابة السؤال بسؤال مضاد
o
الغموض
في الاجابة تكتيك يمكن استخدامه في المفاوضات ذات الطابع الرسمي
o
اذا
حوصرت بالأسئلة فلا تهرب والبديل :
·
الانسحاب
الهادئ
·
التنازل
التكتيكي
·
الاعتراف
بالحقيقة
o
قبل
الاجابة على السؤال فكر بسرعة:
·
هل من
حق الخصم توجيه هذا السؤال
·
هل
سيستعمل المعلومات بطريقة بناءة
·
هل
سيتحمل الصراحة
·
هل
ساندم على الإجابة
6-
نصائح
عامة لاستخدام الأسئلة في التفاوض
o
تجنب الأسئلة
التي يصعب على الطرف الآخر التحكم في إجاباتها حتى لا يعطيك معلومات غير دقيقة .
o
تأكد
من وجود ارتباط بين الأسئلة واتجاه المفاوضات حتى لا يترتب على سؤالك تغيير اتجاه
التفاوض في غير صالحك .
o
تحقق
من ان السؤال يساعد في السيطرة على جو المفاوضات حتى لا ينتج تأثيرات سلبية تعكر
الصفو مع اطراف التفاوض.
o
تأكد
أن لديك تصور ملائم عن الاطار العام لاجابة الطرف الاخر عن السؤال .
o
تجنب
ان يحرك سؤالك دوافع الانتقاد لدى الطرف الآخر مما قد ينتج عنه الخروج عن قضايا
التفاوض.
o
تجنب الأسئلة
التي تمس جوانب نفسية أو عاطفية أو أخلاقية تثير عداء الطرف الآخر تجاهك.
o
حاول أن
تشير أو تلمس الأسباب الحقيقية لديك وراء توجيه السؤال حتى يساعد الطرف الآخر في
تقديم المعلومات المفيدة.
o
تجنب الأسئلة
التي يظهر منها انها تحمل أهداف غير واضحه مثل " هل يجوز التدخين أثناء
انعقاد مجلس الإدارة ".
o
عليك أن
تحسن استخدام واختيار كلماتك وتحدد نبرات صوتك بما يتلائم مع مجال السؤال وصياغته .
7-
مراحل
إعداد الأسئلة التي تستخدم في التفاوض
1- تحديد الاطار العام الذي يحكم اعداد الأسئلة
تتعلق هذه الخطوة بالابعاد الاساسية التي تحكم اعداد قائمة الأسئلة
والتي تتمثل في الاعتبارات التالية :
o
تحديد
وتوصيف أنواع البيانات والمعلومات المطلوبة.
o
تحديد
وتوصيف أطراف التفاوض التي سيتم تجميع البيانات والمعلومات منها .
o
تحديد
الاسلوب المناسب الذي يستخدم في طرح الأسئلة للحصول على البيانات والمعلومات.
2- تحديد محتوى الأسئلة التي ستطرح على اطراف
التفاوض ويتطلب ذلك ما يلي :
o
تحديد
مدى الحاجة الحقيقية للبيانات والمعلومات
o
تحديد
الأسئلة التي لا ترتبط مباشرة بموضوع وقضايا التفاوض
o
التأكد
من قدرة السؤال على توفير البيانات والمعلومات المطلوبة
o
تحديد
مدى قدرة الطرف الآخر على تقديم المعلومات والبيانات الصحيحة
o
تحديد
مدى استعداد الطرف الآخر لتقديم اجابات دقيقة وصحيحة .
3- الانتهاء الى الصياغة الملائمة للأسئلة :
ويتطلب ذلك توافر
مجموعة اشتراطات اساسية ومنها
o
امكانية
فهمها من قبل الاطراف الاخرى التي ستقوم بالاجابة على هذه الأسئلة
o
بساطة
الأسئلة ووضوحها
o
الايجاز
والاختصار في الصياغة والابتعاد عن
الصياغات الطويلة ما لم يستلزم طبيعة العنصر
o
التأكد
من أن الصياغة سوف تساعد الطرف الآخر على تقديم المعلومات المطلوبه
ولتحقق تلك الاشتراطات
يجب مراعاة ما يلي :
o
مدى
امكانية الطرف الاخر في فهم الكلمات في صورة مصطلحات وجمل.
o
مدى
وجود كلمات او تعبيرات او صياغات تؤدي الى التحيز من الطرف الاخر في الاجابة على الأسئلة.
o
مدى
تضمين السؤال لكافة البدائل المحتملة الاجابة .
o
إلى أي
مدى تم وضع كافة الافتراضات المرتبطة بالسؤال .
o
هل تم
تحديد ومراعاة الاطار الثقافي او الفكري للأطراف الاخرى عند صياغة الأسئلة .
إرسال تعليق